Un assistente amministrativo esecutivo ? la persona che fornisce un supporto completo per la gestione esecutiva, normalmente in un ambiente aziendale o aziendale. Pu? lavorare esclusivamente per un dirigente o servire un team di dirigenti. Il suo lavoro ? poliedrico e generalmente richiede capacit? organizzative esemplari.
Questa posizione ? tradizionalmente percepita come avere molti pi? doveri e responsabilit? rispetto a quella di un segretario o assistente amministrativo. Sebbene le capacit? di segreteria siano importanti per essere un assistente amministrativo esecutivo di successo, il lavoro generalmente comporta anche la gestione degli affari quotidiani del dirigente. I doveri di questo lavoro possono anche comunemente attraversare il regno in assistenza personale.
L’obiettivo principale di un assistente amministrativo esecutivo competente ? in genere quello di far funzionare la vita aziendale del dirigente in modo regolare ed efficiente. Ci? richiede generalmente eccellenti capacit? di gestione del tempo e di prioritizzazione del progetto. L’assistente amministrativo esecutivo ha normalmente accesso giornaliero al calendario del suo capo, in modo che possano pianificare reciprocamente riunioni, viaggi e appuntamenti sociali.
Un assistente amministrativo esecutivo ? normalmente il primo contatto per le comunicazioni professionali del dirigente. Di solito ? il collegamento tra il dirigente e la direzione inferiore. Quando i clienti esterni o i fornitori richiedono il contatto con il dirigente, questo assistente di solito controlla le telefonate, le e-mail, i visitatori non programmati e organizza gli appuntamenti che possono essere desiderati dal suo capo.
Le funzioni aggiuntive di un assistente amministrativo esecutivo includono spesso l’organizzazione di viaggi e alloggi in hotel, la preparazione di relazioni sulle attivit? finanziarie e aziendali e la formazione e la gestione del personale di supporto di livello inferiore. La preparazione di memo per comunicazioni interdipartimentali ? spesso richiesta a una persona in questa posizione. Revisionare regolarmente le politiche e le procedure e discutere possibili cambiamenti in esse fanno generalmente parte del rapporto tra assistente esecutivo ed esecutivo amministrativo.
Mantenere clienti e clienti felici ? in genere una priorit? per una persona con questo lavoro. La capacit? di comunicare efficacemente con ogni tipo di personalit? equivale al successo. La diplomazia e il fascino sono spesso necessari per alleviare situazioni delicate che possono sorgere a causa di conflitti di programmazione, errata comunicazione o differenze di base nel carattere.
Normalmente sono richieste eccellenti capacit? informatiche per essere un assistente amministrativo esecutivo competente. Anche le capacit? di elaborazione testi sono molto apprezzate. L’assistente ? generalmente chiamato dal suo superiore a ricercare concorrenti, venditori e servizi e opzioni per le destinazioni di viaggio. Gran parte delle sue comunicazioni aziendali normalmente riguardano e-mail e servizi di messaggistica elettronica.
Un titolo universitario non ? normalmente richiesto per questa posizione, ma ? generalmente richiesto un diploma di scuola superiore o equivalente. Sono utili corsi di informatica, pubbliche relazioni o gestione degli uffici, nonch? un background di supporto amministrativo o esecutivo.