O faturamento automatizado é uma ação em que o faturamento de mercadorias e serviços ocorre sem a necessidade de preparação manual da fatura. Muitos sistemas de faturamento desse tipo fornecem a capacidade de gerar e enviar cópias eletrônicas das faturas aos clientes. A utilização deste tipo de software de faturação permite gerir o processo de faturação com maior eficiência, poupando tempo e dinheiro à empresa.
Existem vários recursos comuns ao software de faturamento automatizado. Na maioria dos casos, o software é projetado para permitir a criação de perfis de clientes que contêm todos os dados necessários para preparar a fatura com precisão. Esses dados incluirão o nome do cliente, endereço de cobrança, contato de cobrança e um endereço de e-mail se a fatura for enviada eletronicamente. Na maioria dos casos, o programa de faturamento automatizado coletará dados de outras fontes relacionadas ao uso do cliente ou permitirá a entrada manual de pedidos assim que forem atendidos. Os processos dentro do sistema de faturamento aplicam as taxas apropriadas para cada pedido e criam uma fatura.
Dependendo da configuração do sistema de faturamento automatizado, a fatura pode ser impressa, junto com um envelope acompanhante, imediatamente após a geração da fatura. No entanto, é possível configurar o software para que as faturas sejam impressas automaticamente em um determinado horário do dia. Existem até alguns exemplos de software que fazem com que o maquinista dobre a fatura, insira-a em um envelope pré-endereçado e feche o envelope. Quando o e-mail é usado como meio de entrega, o sistema pode agilizar a entrega imediatamente após a geração da fatura ou gerenciar o processo de e-mail em um horário específico do dia, uma abordagem que permite que os proprietários de negócios pesquisem as faturas antes de serem enviadas.
Os sistemas de faturamento eletrônico desse tipo às vezes incluem a capacidade de receber e aplicar pagamentos a faturas pendentes. Por exemplo, faturas por e-mail podem conter um link embutido que permite ao cliente processar imediatamente o pagamento após receber e revisar a fatura. Em vez de exigir que um indivíduo receba o pagamento e o insira manualmente no banco de dados de Contas a Receber, o software reconhece o pagamento, aplica-o ao número da fatura apropriado e deduz esse valor do saldo da conta do cliente.
O faturamento automatizado funciona muito bem com situações em que um cliente tem um pedido pendente ou há um pagamento recorrente que deve ser solicitado semanal ou mensalmente. Com esta aplicação, o sistema pode ser configurado para gerar automaticamente faturas fixas ou recorrentes para os clientes apropriados, eliminando assim a necessidade de um ou mais funcionários gastarem horas nesta tarefa repetitiva. O resultado final é que o pessoal pode ser utilizado para diferentes funções, permitindo que a jornada de trabalho seja mais produtiva e, portanto, econômica.
O uso de faturamento automatizado é comum hoje em empresas de todos os tamanhos. Tipos de negócios que vão de telecomunicações a lojas de varejo online se beneficiam do uso desse tipo de software. Ao economizar tempo e recursos da empresa, as empresas são capazes de manter as despesas mais baixas e, assim, permanecer mais competitivas.