Un récépissé de dépôt est la preuve officielle de la date et éventuellement de l’heure à laquelle un document a été présenté pour traitement à un tribunal ou à un organisme gouvernemental. Chaque fois qu’un document doit être soumis à une entité officielle avant une date limite et que le non-respect de cette date limite entraînera un refus d’avantages ou une pénalité, un récépissé de dépôt garantit que la personne à risque dispose d’une preuve tangible de conformité. Ce type de reçu est utilisé dans diverses circonstances pour les particuliers et les entreprises.
En règle générale, un récépissé de dépôt est un bout de papier estampillé de l’heure et de la date par l’entité qui accepte le document ou rempli à la main et signé par une personne autorisée qui a reçu le document. Il sert de preuve officielle de l’état du dépôt et ne peut être contesté par d’autres circonstances, comme une réclamation par une agence selon laquelle le dépôt n’a jamais été fait ou que les documents sont introuvables. De nombreuses obligations qui nécessitent des dépôts sont sensibles aux délais, et ce bout de papier peut éviter la confusion administrative et les conséquences préjudiciables.
Aux États-Unis, les entreprises s’enregistrent auprès du secrétariat d’État en remplissant des documents et en payant des frais. L’office délivre un récépissé de dépôt qui établit la date d’entrée en vigueur du dépôt. Ceci est considéré comme la date à laquelle l’entreprise commence officiellement son existence. Si le propriétaire de l’entreprise est poursuivi, la date à laquelle l’entreprise a commencé sa vie officielle en tant qu’entité indépendante pourrait déterminer si le propriétaire est personnellement responsable des dommages.
Les enregistrements de propriété intellectuelle dans tous les comtés utilisent une sorte de système de récépissé de dépôt pour déterminer qui est le premier à obtenir des droits en vertu de la loi. Si une personne crée une œuvre artistique ou une invention, ses droits dépendent souvent de l’enregistrement gouvernemental. Un récépissé de dépôt établit quand l’article a été enregistré afin qu’un litige ou un problème de contrefaçon puisse être réglé s’il y a une réclamation concurrente.
Un récépissé de déclaration de revenus est un autre exemple pertinent tant pour les particuliers que pour les entreprises. Le non-respect d’un délai fiscal entraîne souvent des sanctions et pénalités importantes. La bureaucratie entourant l’administration fiscale signifie qu’un dépôt peut être perdu dans le système à tout moment. Aux États-Unis, par exemple, déposer une déclaration de revenus au bureau de poste est considéré comme une livraison au gouvernement, et toute preuve d’envoi délivrée par un commis de bureau de poste est considérée comme un récépissé de dépôt officiel.
Les greffiers du tribunal délivrent également des récépissés de dépôt lorsque les plaideurs déposent des actes de procédure dans les délais impartis. De nombreux tribunaux tamponnent l’acte de procédure avec la date et l’heure de réception au lieu d’utiliser une feuille de papier distincte. Le justiciable conserve une copie du dossier avec le cachet du tribunal comme preuve du respect des dates limites.