La comptabilité par fonds est un type de stratégie comptable qui se concentre davantage sur la responsabilité que sur le suivi de la génération de bénéfices. Cette approche particulière de la comptabilité est souvent utilisée par des entités qui ne sont pas axées sur la rentabilité, comme les organisations à but non lucratif ou les ministères et commissions du gouvernement. L’une des principales caractéristiques de cette méthode est l’utilisation de plusieurs grands livres généraux qui documentent le flux et l’utilisation de tous les fonds qui entrent dans l’entité, mais sans mettre l’accent sur le suivi des bénéfices.
La fonction générale de la comptabilité par fonds consiste à montrer où l’argent est dépensé. Cette insistance est l’une des raisons de la tenue de plusieurs grands livres généraux, plutôt que des comptes auto-équilibrés reflétés dans un seul grand livre général, comme c’est souvent le cas pour les entités qui opèrent dans un but lucratif. Chacun des registres permet de suivre la réception et le décaissement des ressources en ce qui concerne les activités associées à un projet ou à un fonds particulier géré par l’entité sans but lucratif. À des fins comptables, chaque grand livre ou fonds doit être rapproché en lui-même, avec des rapports détaillés qui soutiennent le solde actuel du fonds. Tous les rapports associés aux différents fonds servent de détail à l’appui d’un rapport cumulatif mis à la disposition des membres de l’organisation, ainsi que de ses administrateurs.
Avec la comptabilité par fonds, tous les dons ou fonds obtenus à partir de subventions ou de dotations sont enregistrés directement dans le grand livre ou le fonds qui a été désigné par le donateur. Là, toutes les dépenses liées à ce projet particulier sont déduites du solde. Cet arrangement permet à l’organisation à but non lucratif de déclarer très facilement ses activités à ses mandants, ainsi qu’à toute entité gouvernementale chargée de superviser le fonctionnement de l’organisation à but non lucratif.
L’approche de la comptabilité par fonds peut être très efficace lorsque les rapports doivent être envoyés à plusieurs agences gouvernementales. Par exemple, si un organisme de bienfaisance géré localement reçoit une subvention destinée à fournir des repas aux fermés, un don généreux pour soutenir un refuge pour sans-abri et une dotation pour le fonctionnement d’un programme parascolaire, chacun de ces projets est susceptible de chuter. dans la juridiction d’un autre organisme gouvernemental. En créant et en tenant un registre pour chaque projet, il est possible de toujours fournir à chaque agence de suivi une comptabilité de ce qui a été fait avec l’argent reçu pour soutenir chaque programme. Avec l’utilisation de la comptabilité par fonds, l’organisme de bienfaisance local reste en conformité avec les règlements qui lui permettent de fonctionner et peut démontrer que les fonds reçus sont utilisés de la manière spécifiée.