Los especialistas en control de documentos gestionan la recopilaci?n, el almacenamiento y la recuperaci?n de los documentos internos de una organizaci?n. Por lo general, se requiere una educaci?n secundaria para el empleo de nivel de entrada, pero una cierta cantidad de capacitaci?n universitaria puede ser necesaria para un puesto directivo. Para convertirse en un especialista en control de documentos, tambi?n debe poseer buenas habilidades organizativas, inform?ticas y administrativas. El empleo para esta profesi?n generalmente se puede encontrar en los campos de atenci?n m?dica, legal y manufacturero, as? como en instituciones educativas y gubernamentales. Las tareas t?picas para un especialista en control de documentos incluyen archivar, distribuir y recuperar documentos impresos y electr?nicos.
Para ser un especialista en control de documentos, necesitar? un diploma de escuela secundaria y una amplia capacitaci?n en el trabajo. La mayor?a de los especialistas comienzan esta carrera en una posici?n de nivel de entrada y asumen responsabilidades adicionales a medida que aumentan sus conocimientos y habilidades. Ciertos empleadores pueden exigirle que complete un t?tulo de dos o cuatro a?os para trabajar en un puesto directivo. Otros pueden estar dispuestos a aceptar la certificaci?n profesional en lugar de un t?tulo universitario. La capacitaci?n y la certificaci?n especializadas est?n disponibles en organizaciones reconocidas internacionalmente, como la Knowledge Management Professional Society (KMPro) y la Association for Information and Image Management (AIIM).
Adem?s de su educaci?n formal, tambi?n debe tener muy buenas habilidades organizativas y administrativas para convertirse en un especialista en control de documentos. Estos profesionales deben organizar y rastrear el uso de cientos de documentos a diario. Debe ser capaz de crear y administrar sistemas de archivo impresos y electr?nicos para tener ?xito en esta ocupaci?n. Tambi?n se necesitar?n excelentes habilidades inform?ticas y familiaridad con una variedad de aplicaciones de software para este trabajo. Los puestos de nivel gerencial generalmente requieren buenas habilidades de comunicaci?n y liderazgo junto con la capacidad de capacitar a otros trabajadores.
Despu?s de convertirse en un especialista en control de documentos, puede encontrar empleo en varias organizaciones diferentes. Estos profesionales se emplean con frecuencia en el campo de la salud, la tecnolog?a y la fabricaci?n, as? como en la industria de la construcci?n y la tecnolog?a. Las instituciones gubernamentales y educativas tambi?n utilizan sistemas de control de documentos, junto con bancos y otras compa??as de servicios financieros. Es posible que pueda encontrar trabajo con un servicio de control de documentos independiente si el empleo tradicional no est? disponible. Ciertos empleadores en el campo biom?dico o legal pueden requerir capacitaci?n especializada antes del empleo.
Estos especialistas suelen participar en actividades como organizar y archivar varios documentos impresos y electr?nicos. Se aseguran de que la versi?n actual de un documento est? disponible y realizan un seguimiento de su ubicaci?n y uso. Estos profesionales tambi?n usan esc?neres para hacer copias electr?nicas de documentos en papel y crear sistemas de archivo para su almacenamiento y recuperaci?n. Se pueden requerir especialistas a nivel gerencial para desarrollar e implementar procedimientos y pol?ticas para compartir documentos y llevar a cabo clases de capacitaci?n de empleados.