Un administrador de registros médicos es responsable de supervisar los sistemas de registros médicos de un hospital, clínica o centro médico. Esto puede incluir la administración de un personal que realiza cualquier cantidad de tareas para garantizar que los registros médicos estén seguros y se mantengan de acuerdo con las normas o regulaciones aplicables. Los administradores deben planificar y dirigir el trabajo de los miembros del personal y proporcionar la capacitación necesaria. El administrador determina a menudo el tipo de mantenimiento de registros médicos y los sistemas utilizados. Un administrador de registros médicos debe poder mantener buenas relaciones de trabajo con abogados, personal legal, funcionarios de agencias gubernamentales y otros profesionales para garantizar el pago.
Uno de los aspectos más importantes de este puesto es la planificación, dirección y evaluación de las actividades del personal de registros médicos. Un administrador de registros médicos generalmente entrevistará a personas para cubrir varios puestos de personal o hará recomendaciones sobre la contratación de personal. Brindar orientación o tomar medidas disciplinarias también es una gran parte de las responsabilidades diarias de este trabajo. El administrador también puede capacitar a los miembros del personal para realizar sus tareas particulares y en las muchas reglamentaciones relacionadas con el mantenimiento de registros médicos, confidencialidad, retención, procesamiento y divulgación de registros.
Otra responsabilidad de un administrador de registros médicos es la formulación de procedimientos y políticas adecuadas con respecto al contenido, la confidencialidad y el procesamiento de registros médicos. Esto puede requerir el uso de un sistema de archivo de registros médicos digital o automatizado, la preparación de informes resumidos para la administración y la formulación de procedimientos con respecto a la retención de registros médicos proporcionados por los proveedores de atención administrada. Un administrador de registros médicos también puede elegir proveedores de servicios de proveedores externos que sean necesarios para copiar y transcribir registros médicos y garantizar que estos proveedores cumplan con las normas relativas a la privacidad de la información del paciente. Para estar al tanto de los últimos métodos y regulaciones aplicables a los registros médicos, un administrador también puede necesitar asistir a capacitación continua y mantener credenciales como administrador de información de salud registrado.
Un administrador de registros médicos debe ser capaz de comprender e interpretar las leyes y regulaciones aplicables que se refieren a los métodos de procesamiento y la confidencialidad. Los administradores deben poder tratar con abogados, funcionarios gubernamentales, pares profesionales e incluso el público en general de manera regular. Esto requiere que un administrador pueda comunicarse efectivamente con muchas personas diferentes. Una de las mayores responsabilidades de este trabajo es garantizar la confidencialidad de la información contenida en la información médica. El cumplimiento de las normas legales relativas a los registros médicos garantiza el pago adecuado y oportuno o el reembolso de los cargos y tarifas por parte de terceros pagadores.