Ein Reiseberater für Unternehmen arbeitet als engagierter Reisevermittler für große Unternehmen. Er muss recherchieren und Reisearrangements für einzelne Mitarbeiter oder große Gruppenveranstaltungen, wie beispielsweise Geschäftskongresse, treffen. Diese Berater bieten auch international reisenden Mitarbeitern kulturelle Beratung an, um ihnen zu helfen, effektiv mit Ausländern zu kommunizieren.
Viele große Unternehmen haben mehrere Niederlassungen auf der ganzen Welt; Ein Reiseberater für Firmen kontaktiert lokale Hotels in der Nähe der Filialen und bespricht die Firmentarife. Tatsächlich kann der Berater einen Vertrag zwischen dem Unternehmen und dem Hotel abschließen, um sicherzustellen, dass zukünftige Reservierungen zu einem vereinbarten Preis gesichert werden. Darüber hinaus kann er Gruppentarife besprechen, wenn das Hotel von mehreren Firmenmitarbeitern gleichzeitig genutzt wird, beispielsweise für eine jährliche Firmenversammlung.
Bevor ein Hotel für einen Geschäftsvertrag empfohlen wird, besucht der Reiseberater in der Regel das Hotel zur Bewertung. Konferenzräume und Hotelzimmer werden häufig auf Komfort und Qualität überprüft, um sicherzustellen, dass sie gut zum Unternehmen passen. Der Berater kann sich mit der Hotelleitung treffen, um spezielle Bedürfnisse des Unternehmens zu besprechen, wie beispielsweise die Reservierung einer ganzen Etage mit Zimmern für eine große Unternehmensversammlung.
Der Transport zum und vom Hotel sowie während der Reise wird normalerweise vom Reiseberater des Unternehmens organisiert. Jede Stadt bietet verschiedene Transportarten an; Der Berater muss die zuverlässigste, sicherste und kostengünstigste Reiseform recherchieren und auswählen. Oft arbeitet der Reiseberater für Unternehmen mit einer bestimmten Autovermietung zusammen und erstellt einen Vertrag. Dieser Vertrag bietet reisenden Mitarbeitern des jeweiligen Unternehmens einen ermäßigten Tarif.
Reisen birgt einige Risiken, wie zum Beispiel das Verpassen eines Anschlussfluges aufgrund von Flughafenverspätungen. Der Reiseberater des Unternehmens interveniert im Namen des reisenden Mitarbeiters und plant alternative Reisepläne; Dadurch wird der Mitarbeiter beruflich auf ein anderes Transportmittel umgeleitet, damit wichtige Besprechungen nicht abgesagt werden.
Bei internationalen Reisen muss der Berater mit den spezifischen lokalen Gepflogenheiten und den gesetzlich vorgeschriebenen Reisedokumenten vertraut sein. Berater sollten alle Pass- und Visagesetze kennen, damit alle reisenden Mitarbeiter eine reibungslose Reise zwischen den Ländern haben. Bestimmte Regionen können Bräuche haben, die den meisten Reisenden nicht bekannt sind; der Berater sollte den reisenden Mitarbeitern beleidigende Begriffe oder Handgesten erklären, damit sie in einer fremden Region nicht missverstanden werden. Beispielsweise kann die Handgeste „Daumen hoch“ in einigen Ländern als beleidigend angesehen werden.