Ein Kongressplaner ist jemand, der sich auf die Planung und Organisation von Kongressen spezialisiert hat, von Ärztetreffen bis hin zu Comic-Conventions. Tagungsplaner können für beliebte Tagungsorte arbeiten und Personen, die diese Seiten zum Zwecke der Durchführung von Kongressen buchen, Hilfestellung bieten. Sie können auch für private Unternehmen arbeiten, und einige Kongressplaner spezialisieren sich auf bestimmte Arten von Kongressen und werden so zur Anlaufstelle für Menschen, die einen reibungslosen Ablauf von Kongressen und Teilnehmer anziehen möchten.
Die Organisation eines Kongresses erfordert viel Aufwand. Neben der Sicherung eines Veranstaltungsortes kümmert sich ein Kongressplaner auch um den Abschluss einer Haftpflichtversicherung, des Personals für den Kongress sowie der speziellen Gegenstände und Unterstützung, die die Kongressbesucher benötigen. Kongressplaner können auch Zimmersuiten in lokalen Hotels buchen, den Transport von und zu großen Flughäfen koordinieren und Unterkünfte für Gastredner und Preisträger der Konferenz arrangieren. Zu den Planungsleistungen gehören auch die Organisation von Mahlzeiten, die Einholung von Genehmigungen, falls diese für den Kongress erforderlich sind, die Organisation der Sicherheit und die Betreuung von Sonderleistungen wie einer Kindertagesstätte für Kongressbesucher.
Neben dem Umgang mit den physischen Grundlagen der Convention kümmert sich der Convention-Planer auch um gedrucktes Material für die Convention, von Schildern, die die Leute durch die Einrichtung führen, bis hin zu Convention-Programmen, die an die Kongressbesucher verteilt werden. Der Kongressplaner organisiert und veröffentlicht einen Zeitplan, bucht Referenten und Podiumsgäste und nimmt Reservierungen von Personen entgegen, die an der Convention teilnehmen möchten. Reservierungssysteme einschließlich Tracking-Systeme für Zahlungen und Systeme zur Generierung von Namensschildern. Der Kongressplaner stellt außerdem Goody Bags und andere Materialien für die Kongressbesucher zusammen.
Die Organisation von Kongressen umfasst in der Regel auch Marketing und andere Mitteilungen, darunter Mailer, Websites, E-Mail-Listen und die Anordnung von Bulletin Boards für Teilnehmer, die sich vor der Convention vernetzen möchten. Der Kongressplaner koordiniert auch den Empfang von Gegenständen, die zum Kongress versandt werden, wie zum Beispiel Stände und Stände für eine Verkaufsfläche, Bücher von Autoren, die auf dem Kongress sprechen, und so weiter. Die Organisation des Kongressraums ist ebenfalls ein kritischer Teil der Arbeit. Kongressplaner weisen Ausstellungsflächen zu, bestimmen, welche Panels und Veranstaltungen wohin gehen sollen, und stellen sicher, dass die Teilnehmer dorthin gelangen, wo sie hin müssen.
Ein Kongressplaner wird in der Regel von einem Mitarbeiter unterstützt, dem verschiedene Aufgaben übertragen werden können, und Mitarbeiter sind während des Kongresses jederzeit anwesend, um auftretende Probleme zu lösen. Diese Art von Arbeit erfordert ausgezeichnete Organisations- und Menschenfähigkeiten sowie die Fähigkeit, viele verschiedene Aufgaben gleichzeitig zu erledigen. An jedem beliebigen Tag kann ein Kongressplaner mit einem Redner zu tun haben, der über Hotelunterkünfte verärgert ist, mit der örtlichen Polizei, die sich mit Parkproblemen beschäftigt, mit Verkäufern, die die Plätze auf der Kongressetage wechseln möchten, und mit einer Vielzahl anderer Probleme.