Ein Büroassistent/Rezeptionist ist in der Regel für Front-Office-Aufgaben in einem Unternehmen oder einer Organisation verantwortlich. Die Rezeptionistin kontrolliert normalerweise den Zugang zum Büro, indem sie Gäste begrüßt, Mitarbeiter über Besucher benachrichtigt und mit Zustellern und Auftragnehmern zusammenarbeitet. Darüber hinaus kann der Büroassistent für eine Reihe von Büroadministrationsaufgaben wie die Verwaltung von Tabellenkalkulationen, Korrespondenz und die Bestellung von Büromaterial verantwortlich sein. Abhängig von der Größe der Organisation und der Anzahl ihrer Mitarbeiter kann die Büroassistentin/Rezeptionistin auch als persönliche oder administrative Assistentin eines oder mehrerer leitender Angestellter oder Manager eines Unternehmens fungieren.
Während viele Büros jetzt auf Voicemail-Systeme angewiesen sind, um Telefone zu beantworten und Anrufer an die entsprechenden Mitarbeiter weiterzuleiten, beschäftigen viele immer noch einen Büroassistenten/Empfangsmitarbeiter, um das Telefonsystem zu verwalten und mit Anrufern zu sprechen, die Schwierigkeiten haben, es zu benutzen. Rezeptionisten übernehmen auch die Aufgabe, den Empfangsbereich, auch Wartebereich oder Raum genannt, zu beaufsichtigen, den Besucher normalerweise betreten. Ein traditioneller Büroassistent/Empfangsmitarbeiter übernimmt normalerweise die Verantwortung dafür, dass ein Besucher den von ihm besuchten Personen angekündigt wird, oder, wenn der Besucher ein Zusteller ist, unterzeichnet der Empfangsmitarbeiter normalerweise für Pakete und teilt den Empfängern ihre . mit Ankunft. Eine Büroassistentin/Rezeptionistin kann auch dafür verantwortlich sein, „walk-in“-Kunden über die Dienstleistungen eines Unternehmens zu informieren und auch Termine zwischen Kunden und Mitarbeitern zu vereinbaren.
Unternehmen mit einem relativ kleinen Büropersonal benötigen möglicherweise einen Büroassistenten/Rezeptionisten, der andere Rollen innerhalb des Unternehmens übernimmt. In einer sehr kleinen Organisation oder einer mit einem sehr sparsamen Budget kann die Empfangsdame auch als Büroleiterin fungieren. Er oder sie kann dafür verantwortlich sein, sicherzustellen, dass das Büro gut funktioniert, indem er Verbrauchsmaterialien auffüllt und die Leistung von Bürogeräten wie Kopierern, Faxgeräten und sogar Computern überwacht. Die Büroassistentin/Rezeptionistin mit diesen Aufgaben wird in der Regel mit Reparaturfachleuten sowie anderen Auftragnehmern, die möglicherweise Arbeiten an den Büroräumen oder dem Gebäude ausführen müssen, Kontakt aufnehmen und mit ihnen zusammenarbeiten. Zu den weiteren gemeinsamen Aufgaben gehören die Veranstaltungsplanung, Reiseplanung und in einigen Fällen die Verwaltung der allgemeinen Bürokommunikation, z. B. Benachrichtigungen über Feiertage, besondere Ereignisse und Sicherheitsüberlegungen.
Die Qualifikationen zum Bürokaufmann/-frau variieren je nach den Fähigkeiten, die für die Übernahme einer Position in einem bestimmten Unternehmen erforderlich sind. In vielen Fällen können Büroangestellte ihre Fähigkeiten am Arbeitsplatz erwerben oder eine Berufsausbildung absolvieren, die ihnen ein grundlegendes Verständnis der Abläufe in der Büroverwaltung vermittelt. Weitere Optionen sind die Teilnahme an Weiterbildungs- und Erwachsenenbildungskursen in verschiedenen Softwarepaketen, Geschäftsschreiben und Kommunikation und Protokoll.