Unternehmen, die eine große Anzahl von Fahrzeugen verwalten müssen, beauftragen oft einen Flottenmanager. Diese Person kann dafür verantwortlich sein, zu Beginn einer Schicht Fahrzeuge an die Arbeiter zu schicken und sicherzustellen, dass sie wie geplant zurückgegeben werden. Ein weiterer Teil dieser Arbeit könnte das Waschen und Reinigen der Fahrzeuge oder die Planung der routinemäßigen Wartung sein. Im Falle eines Unfalls kann diese Person zur Geltendmachung von Versicherungsansprüchen und zur Einholung von Reparaturschätzungen herangezogen werden.
Eine Sache, die normalerweise in einer Stellenbeschreibung eines Flottenmanagers enthalten ist, ist die Disposition von Fahrzeugen. Diese Person kann aufgefordert werden, Fahrzeuge für Mitarbeiter abzumelden, die dieses Asset nutzen müssen. Er könnte dies tun, indem er die Fahrzeugnummer, den Namen des Fahrers und die Uhrzeit in eine spezielle Datenbank einträgt. Der Manager wählt manchmal ein Fahrzeug für den Mitarbeiter aus, weist jedoch in einigen Fällen einem Mitarbeiter dauerhaft ein Fahrzeug zu.
Fahrzeuge müssen sauber gehalten werden, daher kann eine der Aufgaben des Fuhrparkmanagers das Aufräumen sein. Ein Manager kann Autos waschen und saugen oder eine dafür verantwortliche Crew beaufsichtigen. Er kann diese Reinigung im Rotationsprinzip oder bei der Rückgabe von Fahrzeugen durchführen.
Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Fahrzeuge ordnungsgemäß gewartet werden, um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten. Dies bedeutet, dass ein Flottenmanager möglicherweise regelmäßige Dienste wie Ölwechsel und Reifenwechsel plant. Einige Unternehmen führen diese Arbeiten vor Ort durch, andere lagern diese Dienstleistungen aus. Wenn die Wartung ausgelagert wird, kann dieser Manager die Beziehungen zu den Mechanikern pflegen und mit ihnen die Vertragsbedingungen aushandeln.
Im Falle eines Unfalls eines Mitarbeiters mit einem Firmenfahrzeug gibt es viele Meldungen, die erstellt werden müssen. Zu den Aufgaben des Flottenmanagers könnte es gehören, polizeiliche Unfallmeldungen einzuholen und diese bei einem Versicherungsträger einzureichen. Sollte das Fahrzeug repariert werden müssen, kann der Manager gebeten werden, die örtlichen Karosseriewerkstätten aufzusuchen, um einen Kostenvoranschlag zu erhalten.
Personen, die in dieser Funktion arbeiten, müssen oft die Arbeiter beaufsichtigen, daher ist eine der Anforderungen für Flottenmanager in der Regel Führungserfahrung. Ein Hauptschulabschluss ist in der Regel die erforderliche Ausbildung, aber auch ein Abschluss in Betriebswirtschaft kann hilfreich sein. Viele Unternehmen verlangen ein sauberes Fahrprotokoll, da diese Person möglicherweise regelmäßig Firmenfahrzeuge führen muss.