Un despachador de incendios recibe llamadas de ciudadanos que informan incendios y emergencias médicas y les brinda la asistencia adecuada. También puede responder a las alarmas de incendio que alertan automáticamente al departamento de bomberos cuando se activa. Normalmente se comunica con el personal de bomberos y emergencias disponible a través de una radio bidireccional, un teléfono celular o una computadora para alertarlos sobre problemas y su ubicación. Si se requiere personal de emergencia de otras agencias, normalmente se espera que el despachador les avise también.
Cuando un despachador de incendios recibe una llamada de socorro, su primera responsabilidad es comúnmente evaluar la urgencia de la situación. Si la llamada puede manejarse mediante comunicación verbal, generalmente se espera que hable con la persona que llama a través de los pasos necesarios para aliviar el problema. Este puede ser el caso si el fuego está contenido al aire libre en un asador o la emergencia médica no pone en peligro la vida.
En caso de que la crisis requiera la asistencia de profesionales de emergencias, el despachador de incendios generalmente debe enviar al personal apropiado a la escena. Después de enviar la llamada, normalmente permanece en la línea telefónica para calmar a la persona que llama. Puede proporcionar orientación médica o de primeros auxilios, información sobre cómo mantenerse seguro hasta que llegue la ayuda o aconsejar a la persona que llama que se asegure de que otras personas cercanas estén a salvo.
Normalmente se requiere un despachador de incendios efectivo para tener gran atención al detalle. Además de escuchar atentamente los hechos proporcionados por las personas que llaman, normalmente se le exige que monitoree las ubicaciones de las unidades de respuesta de emergencia a través de monitores de seguimiento computarizados. Si las unidades locales no están disponibles o se necesitan unidades de áreas vecinas en función del alcance de la emergencia, generalmente se espera que contacte a todas las unidades de manera eficiente. Saber cómo alertar rápidamente a otras agencias, como la defensa civil y las obras públicas, generalmente se requiere de un despachador de bomberos en caso de que la emergencia represente una amenaza para el público en general.
Este trabajo requiere habitualmente un mantenimiento minucioso de archivos y registros, así como un alto nivel de discreción. El despachador de incendios normalmente mantiene una lista de información de contacto para el personal clave y tiene acceso a información sensible y personal. Si se utilizan alarmas de incendio automáticas en su área geográfica de responsabilidad, se espera que se asegure de que se mantengan de manera regular y adecuada. También puede estar a cargo de los informes de incidentes presentados por una variedad de personal de emergencia.
El puesto de despachador de incendios normalmente requiere un diploma de escuela secundaria o equivalente. Las buenas habilidades de comunicación son altamente deseables, al igual que la capacidad de mantener la calma bajo presión. La mayoría de los puestos de despachadores de bomberos brindan a los nuevos empleados capacitación en el trabajo.