Ein Registrierungsvertreter bezieht sich in der Regel auf eine Person, die in einem Krankenhaus oder einem anderen großen Gesundheitsdienstleister arbeitet und Patienten bei ihrem ersten Eintritt unterstützt und registriert. In einigen Fällen kann diese Berufsbezeichnung jedoch in anderen Umgebungen verwendet werden; alles, von einer Person, die Studenten bei der Anmeldung zu Kursen an einer Hochschule oder Universität unterstützt, bis hin zu einer Person auf einem Kreuzfahrtschiff, die Gäste bei der Ankunft in ihren Zimmern anmeldet. Diese Stellenbeschreibungen für einen Registrierungsbeauftragten sind jedoch viel seltener. Meistens begrüßt diese Person Menschen in einem Krankenhaus, egal ob sie für geplante Tests da sind oder für einen Notfall eintreffen.
Die meisten größeren Krankenhäuser haben zwei Registrierungsabteilungen. Eine wird sich wahrscheinlich in einem ambulanten Bereich befinden, in dem Patienten, die für geplante Tests und Verfahren ins Krankenhaus kommen, zum Einchecken eintreffen. Die zweite Registrierungsabteilung wird sich im Bereich der Notaufnahme befinden. Jede dieser Abteilungen wird wahrscheinlich jederzeit einen Registrierungsvertreter im Dienst haben; In den meisten Krankenhäusern arbeiten mehrere Vertreter gleichzeitig, damit die Patienten nicht warten müssen. Mitarbeiter, die in der Ambulanz arbeiten, können einen regelmäßigeren Zeitplan haben, da es unwahrscheinlich ist, dass sie nachts geöffnet ist.
Der Registrierungsbeauftragte begrüßt die Patienten täglich, wenn sie das Krankenhaus oder die Gesundheitseinrichtung betreten. Er oder sie sammelt grundlegende Informationen von Patienten wie Name, Adresse und Notfallkontaktinformationen. Der Vertreter gibt auch die Versicherungsdaten in den Computer ein und legt den Grund für den Besuch des Patienten fest. Sobald alle diese Informationen gesammelt sind, leitet der Registrierungsvertreter den Patienten an den richtigen Ort, um eine Behandlung zu erhalten oder zu seinem Termin zu gehen. Aus diesem Grund ist es erforderlich, dass der Vertreter die Einrichtung und die verschiedenen Abteilungen genau kennt.
Ein Registrierungsvertreter kann auch dafür verantwortlich sein, Telefone zu beantworten, um Patientenfragen zu beantworten, sowie ein Ablagesystem zu führen, sei es auf Papier oder digital. Es ist sehr wichtig, dass jeder in dieser Position detailorientiert und verantwortungsbewusst sowie diskret mit sensiblen Patienteninformationen umgeht. Für diejenigen, die in einer Notaufnahme arbeiten, ist es wichtig, die Fähigkeit zu haben, in Stress- oder Aufregungssituationen ruhig und unter Kontrolle zu bleiben. Dies ist in der Regel eine Einstiegsposition in den meisten Gesundheitseinrichtungen, aber es gibt oft Aufstiegsmöglichkeiten in verschiedene Verwaltungsbereiche.