Ein Kundendienstassistent spielt eine wichtige Rolle, um Kunden zufrieden zu stellen und über die Produkte oder Dienstleistungen eines Unternehmens auf dem Laufenden zu bleiben. Da diese Position die kontinuierliche Interaktion mit Kunden erfordert, erfordert sie normalerweise eine Person mit erheblichen zwischenmenschlichen und kommunikativen Fähigkeiten. Während ein Kundendienstassistent in einer Vielzahl von Branchen arbeiten kann, bleiben die primären Aufgaben die gleichen. Dazu gehören das Beantworten von Kundenfragen, der Umgang mit Beschwerden, das Versenden von Marketingmaterialien, das Führen von Kundendatensätzen und die Unterstützung von Untergebenen.
Der vielleicht wichtigste Teil eines Kundendienstassistenten besteht darin, Kundenfragen zu beantworten. Egal, ob Sie mit einem potenziellen Kunden sprechen oder mit einem langjährigen Kunden über neue Aktionen sprechen, dieser muss bei allen Anfragen genaue Informationen bereitstellen. In den meisten Fällen geschieht dies entweder telefonisch oder per E-Mail. Diese Praxis hilft, eine Beziehung zu den Kunden aufzubauen und sollte dazu beitragen, im Laufe der Zeit einen soliden Kundenstamm aufzubauen. Folglich erfordert dies, dass eine Person mit diesem Job ein tiefes Wissen über die Produkte oder Dienstleistungen ihres Unternehmens hat.
Ein weiterer Teil dieser Arbeit ist die Bearbeitung von Beschwerden. Egal wie gut ein Unternehmen geführt wird oder wie hochwertig die Produkte oder Dienstleistungen sind, Kundenbeschwerden sind vorprogrammiert. Wenn eine Beschwerde eingeht, liegt es am Kundenbetreuungsassistenten, die Situation effektiv zu bearbeiten. Dies kann bedeuten, einem Kunden sein Geld zurückzugeben, eine Bestellung zu ersetzen oder eine neue Bestellung zu versenden. Um in diesem Aspekt des Jobs gute Leistungen zu erbringen, sind ein freundliches Wesen und eine leichte Entscheidungsfindung erforderlich.
Das Versenden von Marketingmaterialien ist ebenfalls eine ziemlich häufige Pflicht. Eine Person mit diesem Job könnte beispielsweise Kataloge an Kunden versenden, die an den Produkten oder Dienstleistungen ihres Unternehmens interessiert sind. Sie kann bestehenden Kunden auch Werbeflyer mit neuen Angeboten per Post zusenden. Dies hilft bei der Kundengewinnung und kann zu weiteren Verkäufen von Bestandskunden führen.
Die Pflege von Kundendatensätzen ist ein weiterer wichtiger Bestandteil der Tätigkeit als Kundenbetreuer. In den meisten Fällen werden dabei Informationen wie Kundennamen, Adressen, Telefonnummern und Bestellhistorie in eine elektronische Datenbank eingegeben. Dies hilft, Kundeninformationen für zukünftige Referenzen effizient zu organisieren.
An einigen Arbeitsplätzen muss ein Kundendienstassistent auch Untergebene unterstützen und Schulungen anbieten. Während eine Kundenbetreuerin normalerweise keine direkte Aufsicht übernimmt, hilft sie oft Untergebenen, die Schwierigkeiten bei ihrer Arbeit haben. Dies kann den Umgang mit eskalierten Kundenbeschwerden oder die Demonstration der Verwendung des Computersystems eines Unternehmens umfassen. Daher ist es hilfreich, in diesem Beruf über solide Führungsqualitäten zu verfügen.