Ein Planungskoordinator verwaltet im Wesentlichen eine Veranstaltung oder ein Meeting für eine Einzelperson oder ein Unternehmen, manchmal in großem Umfang. Zu den üblichen Koordinatorenpositionen gehören neben anderen Koordinatoren, die in einer Vielzahl von Branchen existieren können, Hochzeits-, Geschäfts-, Kongress- und Meeting-Typen. Diese Personen sehen eine Veranstaltung von Anfang bis Ende und beziehen einen Kunden nur mit ein, wenn eine wichtige Entscheidung oder Änderung des Plans erforderlich ist. Zu den üblichen Aufgaben eines Planungskoordinators gehören die Auswahl eines Tagungsortes, die Darstellung der Bedürfnisse und des Umfelds des Kunden, die Beschaffung von Speisen und Getränken sowie die Koordination aller Aktivitäten zwischen den Lieferanten und die Nachbereitung der Veranstaltung für den Kunden. Nicht alle Veranstaltungen sind gleich, was diese Karriere für diejenigen lohnenswert macht, die Abwechslung in ihrem Job mögen.
Eine formale Ausbildung ist für einen Planungskoordinator nicht immer erforderlich, was jedoch nicht bedeutet, dass dieser Beruf ungelernt ist. Während eine große Organisation, die Koordinatoren an Kunden vergibt, möglicherweise einen Hochschulabschluss erfordert, arbeiten viele Personen als Auftragnehmer mit geringer formaler Ausbildung. Übliche Abschlüsse, die für diesen Karriereweg gelten, sind Public Relations, Hotel- und Hospitality-Management, Kommunikation oder Marketing. In einigen Fällen kann eine Person, die sich für die Zusammenarbeit mit Geschäftskunden entscheidet, einen Hochschulabschluss als hilfreich empfinden, um ihre Fähigkeiten über die eines anderen Planungskoordinators zu stellen. Eine Schulung kann auch erforderlich sein, wenn eine Person eine Stelle bei einer Organisation findet, die mehrere Arten von Koordinatoren anstellt.
Wenn ein Planungskoordinator zum ersten Mal mit einem Kunden in Kontakt tritt, versucht er, die Art der Veranstaltung und die Wünsche des Kunden herauszufinden. Erfahrene Koordinatoren verfügen meistens über Portfolios früherer Meetings oder Veranstaltungen, die sie als Beispiel für neue Kunden verwenden können. Zu den üblichen Entscheidungen für Veranstaltungen gehören der Ort, der Grad der Formalität, die Art des Essens, die Dauer bestimmter Aktivitäten und eine Vielzahl anderer. Die Planung der meisten Meetings und Events kann je nach Größe und Umfang Wochen oder Monate in Anspruch nehmen. Hochzeitskoordinatoren können beispielsweise fast ein Jahr brauchen, um eine Veranstaltung basierend auf den Bedürfnissen und Wünschen des Kunden zu planen.
Die meisten Veranstaltungen, an denen ein Planungskoordinator arbeitet, erfordern ein ausgezeichnetes Zeitmanagement und Organisationstalent. Extrem erfolgreiche Koordinatoren stellen oft fest, dass ihre Talente in viele Richtungen gezogen werden, wenn mehrere Kunden und Veranstaltungen gleichzeitig stattfinden. Während einige Koordinatoren dies physisch und emotional belastend finden, können andere es anregend finden, wenn ein großes Ereignis zum Tragen kommt. Viele Planungskoordinatoren können auch an der Veranstaltung teilnehmen und mehrere Aktivitäten überwachen, sodass sie direkt mit den Teilnehmern zusammenarbeiten können. Es kann auch lohnend sein, eine Großserienproduktion auf dem Höhepunkt ihrer Vollständigkeit zu sehen.