Ein Einkaufssachbearbeiter verrichtet häufig Schreibarbeiten in der Beschaffungsabteilung einer Organisation. Er könnte dafür verantwortlich sein, Bestellungen vorzubereiten und auf Richtigkeit zu überprüfen. Eine weitere Pflicht könnte darin bestehen, den Lagerbestand zu überprüfen und Aufzeichnungen darüber zu führen, welche Artikel wann bestellt werden sollten. Dieser Mitarbeiter könnte für den Empfang der Artikel bei der Lieferung verantwortlich sein. Er könnte auch Ansprüche wegen verlorener oder beschädigter Ware bei den zuständigen Parteien geltend machen.
Diese Person arbeitet in der Regel unter der direkten Aufsicht eines Einkäufers. Er handelt normalerweise keine Verträge aus oder autorisiert Käufe. Er kann jedoch für die Ablage dieser Dokumente und deren Eingabe in eine Datenbank verantwortlich sein. Er könnte auch Bestellungen eingeben und ihre Lieferungen mit den Lieferanten verfolgen.
Sobald eine Bestellung aufgegeben wurde, überprüft ein Einkaufssachbearbeiter diese manchmal, um sicherzustellen, dass die richtigen Artikel in der richtigen Menge angefordert wurden. Er kann auch sicherstellen, dass dem Unternehmen für Waren oder Versand nicht zu viel berechnet wird. Er tut dies oft, indem er die Bestellung Zeile für Zeile durchliest, um Fehler zu finden, bevor die Bestellung aufgegeben wird.
Ein Einkaufssachbearbeiter kann seinem Chef mitteilen, welche Produkte bestellt werden müssen. Er könnte dies tun, indem er den Bestand in den Lagerräumen eines Unternehmens verfolgt. Diese Person muss möglicherweise auch die zukünftige Verwendung bestimmter Gegenstände vorhersagen, um eine gültige Bewertung vornehmen zu können. Er könnte auch aufgefordert werden, die Verwendung bestimmter Materialien zu verfolgen, wenn der Verdacht auf Diebstahl oder Missbrauch von Vermögenswerten besteht.
Die Empfangsabteilung kann einen Einkaufssachbearbeiter bitten, zu überprüfen, ob die richtigen Produkte vom Verkäufer versandt wurden. In diesem Fall muss die Person möglicherweise die Artikel zählen oder die Produkte mit der ursprünglichen Bestellung vergleichen. Der Sachbearbeiter kann auch Transportschäden oder unvollständige Sendungen melden. Er könnte auch dafür verantwortlich sein, beim Auftreten dieser Art von Problemen eine Gutschrift vom Verkäufer oder Spediteur zu erhalten.
Um eine Anstellung als Einkaufskaufmann/-frau zu bekommen, braucht man in der Regel nur ein Abitur. Er sollte über ein gutes Verständnis der Lagerabläufe und gute Kommunikationsfähigkeiten verfügen. Ein Hintergrund, der die Verwendung automatisierter Tabellenkalkulationen und Datenbanken umfasst, kann ebenfalls hilfreich sein.
In den USA schätzt das Bureau of Labor Statistics ein unterdurchschnittliches Beschäftigungswachstum in diesem Bereich ein. Dies ist vor allem darauf zurückzuführen, dass in Zukunft vermehrt computergestützte Bestellverfahren eingesetzt werden sollen. Es besteht jedoch die Notwendigkeit, Arbeitnehmer zu ersetzen, die in den Ruhestand gegangen sind oder das Berufsfeld gewechselt haben, sodass die Berufsaussichten in vielen Bereichen günstig bleiben können.