Das Verfassen eines Anschreibens für die Rezeptionistin erfordert eine Auflistung grundlegender Kontakt-, Betreff-, Empfänger- und Anredeinformationen sowie eine Vorstellung der Kandidatin und des Grundes, warum sie schreibt. Der Inhalt des Schreibens sollte die Fähigkeiten und Erfahrungen der Empfangsdame als Zusammenfassung ihres Lebenslaufs hervorheben, wobei Verben und Leistungen verwendet werden, um zu beschreiben, was passiert ist, anstatt leere Adjektive, die die Fähigkeiten des Bewerbers subjektiv beschreiben. Der letzte Teil des Anschreibens der Rezeptionistin enthält Kontaktanweisungen, bittet um ein Interview und bedankt sich, gefolgt von einem Schlusssatz, einer Unterschrift und ggf. einer Beilagenzeile. Alle Inhalte sollten die Verbindung zwischen dem, was das Unternehmen benötigt oder erreichen möchte, und dem, was die Empfangsdame bieten kann, zeigen. Bewerber sollten daher vor dem Schreiben das Unternehmen recherchieren, um den Brief zu personalisieren, und um jeden Preis formelhafte Konstruktionen vermeiden.
Bei weitem das Wichtigste beim Schreiben eines Anschreibens für eine Rezeptionistin ist, das Unternehmen zu recherchieren, bei dem die Stelle existiert. Wenn ein Unternehmen gleich qualifizierte Kandidaten hat, sucht es nach Mitarbeitern, die den Unternehmenszweck wirklich verstehen und die gut zur Philosophie und Mission des Unternehmens passen. Dies gilt insbesondere für Rezeptionisten, die das erste „Gesicht“ der Kunden des Unternehmens sind. Finden Sie Fakten über das Unternehmen, die der Kandidat mit seiner Erfahrung verbinden kann, und passen Sie den Brief an diese Punkte an.
Sobald eine Person etwas Wichtiges über das Unternehmen weiß, ist es an der Zeit, den Brief zu verfassen. Linksbündig, eine Zeile pro Datensatz, enthalten Informationen wie Name und Anschrift des Bewerbers, Name und Anschrift des Unternehmens, Datum und Betreff. Die Anrede kommt als nächstes und sollte den Namen einer bestimmten Person enthalten – „An wen es interessiert“ sollte nicht auf einem Anschreiben an der Rezeption stehen, da es zeigt, dass der Antragsteller nicht ernsthaft genug war, um herauszufinden, an wen er sich wenden kann .
Nach den einleitenden Informationen folgt der erste Absatz des Empfangsschreibens an der Rezeption. In diesem Absatz sollte sich die Kandidatin vorstellen und zusammenfassen, warum sie schreibt. Es ist auch akzeptabel zu erklären, wie der Kandidat von der Stelle als Empfangsdame erfahren hat und was das Unternehmen angegeben hat, dass es sich von einem Kandidaten wünscht.
Im zweiten Absatz sollte die Empfangsdame näher auf ihre Qualifikationen eingehen und jede Qualifikation auf die Anforderungen des Unternehmens zurückführen. Zum Beispiel kann sie, wenn nötig, unter Verwendung von Stichpunkten erklären, dass sie über x Jahre Erfahrung oder ein Zertifikat in der Rezeption der Universität Y verfügt. Sie sollte auf Fähigkeiten eingehen, die für die Arbeit der Rezeption als wesentlich angesehen werden, wie zum Beispiel der Umgang mit Kommunikation, Organisation und Datenbankpflege . Eine Fallgrube, die es zu vermeiden gilt, ist die Verwendung von generischen Adjektivsätzen wie „Ich bin ein Teamplayer“. Diese Aussagen sind subjektiv, beschreiben nicht, was die Rezeptionistin getan hat und benötigen spezifische, überprüfbare Beweise, um effektiv zu sein, wie z Mitarbeiter des Jahres der Empfangsorganisation Z.“
Der letzte Absatz eines Anschreibens an der Rezeption sollte dem Empfänger mitteilen, dass angesichts der aufgeführten Erfahrungen und Qualifikationen der Lebenslauf des Kandidaten oder andere erforderliche Unterlagen beigefügt sind und dass der Empfänger gerne ein Vorstellungsgespräch führt. Es sollte auch den Empfänger auffordern, den Antragsteller zu kontaktieren und auf die Kontaktinformationen des Antragstellers zu verweisen. Das letzte Element ist eine kurze Erklärung, in der der Empfängerin für ihre Überlegung und ihre Zeit gedankt wird.
Der Abschluss des Briefes erfordert ein abschließendes Element wie „Mit freundlichen Grüßen“ oder „In Anerkennung“. Nachdem die Kandidatin mindestens drei- oder viermal auf Return geklickt hat, sollte sie mit ihrem Namen unterschreiben. Zwei Zeilen darunter sollte die Beilagenzeile stehen, z. B. „Anlagen ([Anzahl der Anlagen])“ oder „Anlagen: [Liste jedes beiliegenden Artikels, durch Kommas getrennt].