Ein Titelkoordinator ist für die Ablage und Aufzeichnung von Eigentumstiteldokumenten verantwortlich. Koordinatoren werden in der Regel von Autovermietungen, Immobilienverwaltungen und Reiseveranstaltern angestellt. Diese Personen schützen den Eigentumsanteil eines Unternehmens an einem Grundstück, indem sie sicherstellen, dass die Dokumente im Zusammenhang mit Darlehen, Mietverträgen und Pfandrechten in Ordnung sind.
In vielen Ländern muss der Verkäufer, wenn eine Immobilie den Besitzer wechselt, den Eigentumstitel oder die Eigentumsurkunde an den neuen Eigentümer unterschreiben und das Dokument notariell beglaubigen und beim örtlichen Gericht beurkunden lassen. Ebenso sind Fahrzeugbesitzer in vielen Bereichen verpflichtet, bei jedem Kauf oder Verkauf eines Autos, Bootes oder eines anderen Fahrzeugtyps Eigentumsdokumente einzureichen. Wenn jemand eine Schuld gegen ein Grundstück sichert, muss der Kreditgeber möglicherweise einen Pfandbescheid beim Amtsgericht einreichen, damit das Pfandrecht wirksam wird. Ein von einem Vermieter oder einer Immobilienverwaltungsgesellschaft beschäftigter Titelkoordinator muss sicherstellen, dass das Pfandrecht für jedes der Fahrzeuge oder Grundstücke, die das Unternehmen besitzt, ordnungsgemäß erfasst wurde. Wenn Fehler festgestellt werden, muss sich der Titelkoordinator möglicherweise an den Vorbesitzer wenden, um einen Titel zu erhalten oder Vorkehrungen zu treffen, damit ein autorisierter Unterzeichner die erforderlichen Unterlagen ausfüllen lässt.
Wenn eine Autovermietung oder ein Reiseunternehmen ein Fahrzeug an eine Einzelperson vermietet, muss der Titelkoordinator dem Mieter möglicherweise eine Kopie der Eigentumsdokumente aushändigen, da die Fahrer in vielen Ländern verpflichtet sind, die Eigentumsdokumente im Auto zu führen. Der Koordinator muss dem Titel möglicherweise eine Kopie des unterzeichneten Mietvertrags beifügen, damit, wenn ein Polizeibeamter das Fahrzeug anhält, die Beziehung zwischen dem Fahrer und dem Fahrzeughalter ordnungsgemäß dokumentiert wird. Versicherungsunternehmen verlangen manchmal Einzelheiten des Titeldokuments, bevor sie einer Mietversicherung zustimmen. In diesem Fall muss der Koordinator möglicherweise einem Versicherungsvertreter eine Kopie des Dokuments aushändigen. Ebenso müssen Autoreparaturfirmen in der Regel den Besitz überprüfen, bevor sie mit der Arbeit an Fahrzeugen beginnen.
Immobilieninvestmentgesellschaften kaufen und verkaufen routinemäßig Immobilien, und der Titelkoordinator ist für die Verwaltung des Prozesses zur Beschaffung oder Freigabe von Titeldokumenten verantwortlich. In einigen Ländern erheben Regierungsbehörden Grundsteuern und Unternehmen und Einzelpersonen müssen häufig einen höheren Steuersatz für Immobilien zahlen, die an Dritte vermietet werden. Zwischen den Mietperioden kann eine Immobilienverwaltungsgesellschaft eine Immobilie für interne Zwecke nutzen. In diesem Fall kann die Firma manchmal eine Steuererleichterung erzielen, wenn der Koordinator den korrigierten Titel beim örtlichen Gericht einreicht. Entscheidet sich das Unternehmen dann für die Vermietung der Immobilie, muss der Titel aktualisiert werden, um zu zeigen, dass die Immobilie als Mietobjekt genutzt wird.