Eine Empfangsdame ist eine Person in einer Büro- und Sekretariatsposition, die als Gesicht und Stimme eines Unternehmens dient und gleichzeitig die Kommunikation zwischen den Kunden eines Unternehmens und seinen Mitarbeitern koordiniert. In einem Immobilienunternehmen muss ein Immobilienrezeptionist ausgezeichnete Telefonfähigkeiten und eine Liebe zum Detail aufweisen, die aufgrund der Art des Geschäfts erforderlich ist. Zu den Bildungsvoraussetzungen für diese Position gehört mindestens ein Abitur, viele verfügen über eine Zusatzausbildung. Zusammengefasst lassen sich die Aufgaben der Rezeptionistin grob in Kundenservice, Sachbearbeiter, Organisation einteilen; er oder sie kann auch in bestimmten amtlichen Funktionen tätig werden, beispielsweise als Notar für bestimmte Dokumente.
Kundenservice und ausgezeichnete Telefonkenntnisse gehören zu den Hauptaufgaben dieser Position. Eine Immobilienrezeptionistin ist oft der erste offizielle Kontakt eines Kunden mit einem Immobilienbüro, wenn auch nur in Form einer Stimme. In einem Solo- oder Multi-Agenten-Büro hält sich eine Immobilien-Empfangsdame über die Standorte der Agenten, Auflistungen und den Status von Verträgen auf dem Laufenden. Er oder sie nimmt Nachrichten von beteiligten Parteien – potenziellen Käufern, Verkäufern, Titelfirmen, Anwaltskanzleien und anderen Agenten – entgegen und leitet sie an die entsprechenden Personen weiter. Rezeptionisten verfolgen auch die mehrfachen Termine, die in Immobilien erforderlich sind, und informieren die beteiligten Parteien, um einen reibungslosen Geschäftsbetrieb zu gewährleisten.
Abhängig von der Größe des Immobilienbüros und der Anzahl der darin praktizierenden Immobilienmakler kann eine Immobilienrezeption auch grundlegende Schreibarbeiten und Textverarbeitung übernehmen. Diese Aktivitäten können das Schreiben von Verträgen für Käufer oder Verkäufer und die Verwaltung der ausgehenden Agenturkorrespondenz umfassen. Er oder sie kann auch für die Aktualisierung der Wohnungsverzeichnisse zur Veröffentlichung, entweder online oder in einer Zeitung, verantwortlich sein; In einigen Büros kann sich die Verantwortung des Immobilienempfangspersonals auch auf die Aktualisierung der Website einer Agentur und der Online-Angebote erstrecken. Zu den kaufmännischen Aufgaben können auch die Organisation und Bestellung von allgemeinem Bürobedarf sowie handelsnahen wie Außenbeschilderung, Zielbroschüren und Visitenkarten gehören. Rezeptionisten sind oft auch für den Empfang und die Sortierung eingehender Post an bestimmte Agenten, den Büroleiter oder Agenturinhaber und den Bürobuchhalter für alle geschuldeten Gebührenabrechnungen des Unternehmens verantwortlich.
Die meisten Beschäftigten in dieser Funktion haben mindestens einen Hauptschulabschluss. Viele Empfangsdamen haben einen Bildungshintergrund in Sekretariatskenntnissen, und ein erheblicher Prozentsatz hat Zertifikate oder Associate Degrees in einem verwandten Bereich. Eine Zertifizierung als Immobilienmakler ist in der Regel nicht erforderlich, kann aber auch für Bewerber auf diese Stellen hilfreich sein.