Ein Chief Administrative Officer ist eine Position auf der oberen Management- oder Führungsebene in einem Unternehmen. Personen in dieser Position arbeiten oft eng mit oder als Chief Operations Officer zusammen, der für die Überwachung des täglichen Betriebs der Organisation verantwortlich ist. Die Verantwortlichkeiten für diese Position können weitreichend sein, einschließlich der Aufsicht über Finanzen, Marketing oder Vertrieb, Personalwesen, Technologie und andere Managementfunktionen. Da diese Position auf der Geschäftsleitungsebene angesiedelt ist, gibt es in der Organisationsstruktur oft zahlreiche direkt unterstellte Mitarbeiter.
Die meisten Positionen auf Führungsebene erstellen Richtlinien und arbeiten daran, die Corporate Governance einer Organisation zu verbessern. Aufgaben und Aktivitäten beinhalten oft geheime oder unternehmensspezifische Informationen, die anderen Personen – sowohl innerhalb als auch außerhalb des Unternehmens – nicht bekannt sind. Der Chief Administrative Officer ist dafür verantwortlich, den Chief Executive Officer und die Chief Financial Offers über die Vorgänge im Unternehmen zu informieren. Zusammen mit diesen anderen Personen leitet der Verwaltungsbeamte die Geschäfte des Unternehmens, indem er operative Branchen auswählt, neue Produktbereiche oder -mischungen erstellt, Marketingkampagnen erstellt und Korrekturmaßnahmen für interne und externe Probleme einleitet.
Drei gemeinsame und übergreifende Aufgaben des Chief Administrative Officer sind die Planung, Steuerung und Kontrolle der Ressourcen eines Unternehmens. Planungsaktivitäten sind solche, die zukünftige Veränderungen im Geschäftsumfeld und deren Auswirkungen auf das Unternehmen betrachten. Der Verwaltungsbeauftragte wird eng mit der Finanzabteilung zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass das Unternehmen für größere operative Veränderungen die notwendige Finanzierung hat, wie z. B. Fremd- oder Eigenkapitalfinanzierung oder verfügbares Kapital für diese Veränderungen.
Zu den Führungsaktivitäten gehören die spezifischen Aufgaben zum Verschieben von Ressourcen in der gesamten Organisation, um vorgegebene Ziele und Vorgaben zu erreichen. Der Chief Administrative Officer zerlegt große Ziele oft in kleinere, überschaubarere Projekte. Dies schafft eine Umgebung, in der es einfacher ist, Ressourcen zu lenken, und schafft auch eine abgestufte Umgebung, in der das Unternehmen mehr Ressourcen gleichzeitig auf ein Projekt lenkt. Dies verhindert die Überlastung der Unternehmensressourcen und Einkommensverluste bei einzelnen Projekten.
Controlling umfasst die Aufgaben oder Aktivitäten, bei denen ein Chief Administrative Officer die Leistung der Projekte und Operationen seines Unternehmens misst. Leistungsmessungen sind entweder finanzieller oder operativer Art, wie z. B. die Messung der Eigenkapitalrendite oder der Produktionsleistung der Mitarbeiter. Diese Kontrollaktivitäten – wenn sie häufig und zu Beginn des Lebenszyklus eines Projekts durchgeführt werden – helfen dem Verwaltungsbeamten, Änderungen an den Betriebsabläufen des Unternehmens vorzunehmen, bevor die Dinge außer Kontrolle geraten und das Endergebnis des Unternehmens ernsthaft beeinträchtigen.