Ein Einkäufer ist ein Fachmann, der dafür verantwortlich ist, ausreichende Mengen an wesentlichen Materialien für den Betrieb eines Unternehmens vorrätig zu halten. Der Agent ist nicht nur darum bemüht, sicherzustellen, dass das Unternehmen über das verfügt, was es zur Herstellung von Waren und Dienstleistungen benötigt, sondern ist auch häufig aktiv an der Aushandlung der Preise für diese Materialien beteiligt. Ein Einkaufsagent kann allein in einem kleinen Unternehmen tätig sein oder Teil eines Einkaufsteams für ein größeres Unternehmen sein.
Eine grundlegende Stellenbeschreibung für diese Stelle gibt Aufschluss über das konkrete Aufgabenspektrum der Stelle. Abhängig von der Kultur und Struktur des beteiligten Unternehmens kann der Agent für die Verwaltung des Inventars von Büromaterial bis hin zu Rohstoffen für die Herstellung von Waren verantwortlich sein. Im Rahmen von Einkäufen für das Inventar kann dem Vermittler die Befugnis eingeräumt werden, im Auftrag des Arbeitgebers Verträge mit Verkäufern abzuschließen. In anderen Fällen kann der Einkäufer aktiv an Verhandlungen beteiligt sein, um den besten Stückpreis für die bestellten Waren zu erzielen, und die Angelegenheit schließlich zur Genehmigung an einen leitenden Angestellten weiterleiten, bevor er die erste Bestellung tatsächlich aufgibt.
Bei den meisten Einkäuferpositionen ist es notwendig, die Preise für verschiedene Waren und Dienstleistungen ständig zu vergleichen, um dem Unternehmen Geld zu sparen. Dies gilt insbesondere dann, wenn das Unternehmen mehrere Werke an verschiedenen Standorten betreibt. In diesem Szenario verfügt jedes Werk normalerweise über einen Sachbearbeiter, der die Materialbestände auf dieser Ebene verwaltet, die Einkäufe jedoch über einen Einkäufer koordiniert. In der Regel sendet der Sachbearbeiter eine Warenanforderung an den Agenten, der die Anfrage dann auswertet. Wenn es genehmigt wird, bestimmt der Agent, wo er das beste Angebot für diese Waren erhält, und ordnet die Anforderung einer Bestellung zu. An diesem Punkt wird die Bestellung beim zugelassenen Lieferanten aufgegeben und die Ware kann direkt an das Werk geliefert werden, von dem die Anfrage stammt.
Um ein erfolgreicher Einkäufer zu sein, ist es notwendig, über starke organisatorische Fähigkeiten zu verfügen, die involvierte Branche zu verstehen und in der Lage zu sein, Lieferanten mit großer Effizienz zu recherchieren und zu qualifizieren. Da ein Agent typischerweise mit anderen innerhalb des Unternehmens sowie mit Anbietern und Lieferanten interagieren muss, ist auch die Fähigkeit zur klaren Kommunikation äußerst wichtig. Da die Einkaufsarbeit in einem großen Unternehmen etwas stressig sein kann, muss ein Einkäufer auch mit schwierigen Fristen umgehen und oft mehr als ein Projekt gleichzeitig managen, um seiner Verantwortung gerecht zu werden.