Der Bewerbungsprozess ist Teil fast aller Einstellungsentscheidungen und wird von vielen Experten als die wichtigste Form der Einstellungspraxis angesehen. Durch eine Reihe von Fragen und Antworten ermöglicht das Vorstellungsgespräch sowohl dem potenziellen Arbeitgeber als auch dem zukünftigen Mitarbeiter, sich kennenzulernen und die Position und den Arbeitsplatz zu besprechen. Während Lebensläufe einen guten Eindruck vom Qualifikationsniveau und den Grundqualifikationen eines Bewerbers vermitteln können, kann der Bewerbungsprozess Einblicke in die Einstellung und den Charakter des Bewerbers geben.
Für den Arbeitssuchenden kann der Bewerbungsprozess viele Dinge über die Stelle, den Arbeitsplatz und den Arbeitgeber verraten. Viele Leute versuchen, Vorstellungsgespräche zu bekommen, nachdem sie nur eine kurze Anzeige oder ein Posting gesehen haben, das nur den allgemeinen Titel und die grundlegenden Anforderungen der Stelle enthält. Ein Vorstellungsgespräch ermöglicht es dem Bewerber, Fragen zu genauen Aufgaben, Befehlskette, Aufstiegschancen, Arbeitsatmosphäre und Gehalt oder Zusatzleistungen zu stellen. Auch wenn es im Vorstellungsgespräch so aussieht, als ob der Kandidat für die Stelle geeignet ist, muss der Kandidat selbst entscheiden, ob die Stelle für ihn geeignet ist.
Arbeitgeber können ein Vorstellungsgespräch auf verschiedene Weise durchführen. Vorstellungsgespräche sind oft ein zweiter oder letzter Schritt im Einstellungsprozess, nachdem erste Bewerbungen und Lebensläufe eingereicht wurden. Ein Arbeitgeber kann sich dafür entscheiden, alle Kandidaten oder einige Top-Bewerber mit der größten Erfahrung zu interviewen. Die Aufnahme eines Vorstellungsgesprächs kann von den entsprechenden Fähigkeiten des Kandidaten, seinen persönlichen Kontakten, seinem Ruf in der Branche oder sogar von der Anzahl der Bewerber abhängen.
Interviews können telefonisch oder persönlich durchgeführt werden. Telefoninterviews sind oft ein erster Schritt zu persönlichen Vorstellungsgesprächen und können durchgeführt werden, um das Feld auf nur wenige Kandidaten einzuschränken. Da das Vorstellungsgespräch Wochen oder Monate nach Bewerbungseingang stattfinden kann, kann der Arbeitgeber im Telefoninterview feststellen, ob der Bewerber noch an der Stelle interessiert ist. Persönliche Vorstellungsgespräche ermöglichen sowohl für den Bewerber als auch für den Arbeitgeber die genaueste Prüfung und können deutlich länger dauern als ein Telefongespräch.
Während des Vorstellungsgesprächs kann der Arbeitgeber eine Vielzahl von Fragen zu den Motiven, Ambitionen, Erfahrungen, Ausbildung und Persönlichkeit des Bewerbers stellen. Diese helfen festzustellen, warum der Bewerber die Stelle wünscht, ob er oder sie auf die Aufgaben der Stelle vorbereitet ist und welche Art von Einstellung er oder sie am Arbeitsplatz mitbringen kann. Einige Arbeitgeber können Bewerber basierend auf ihren Antworten bewerten oder einstufen, obwohl diese Informationen im Allgemeinen geheim gehalten werden. Bewertungen und Noten können je nach Arbeitgeber und Tätigkeit gewichtet werden; manche halten zum Beispiel Fähigkeiten für wichtiger als die Einstellung. Nachdem alle Vorstellungsgespräche abgeschlossen sind, wird der Arbeitgeber die Stelle in der Regel an die Person mit der höchsten gewichteten Bewertung vergeben, obwohl mehrere Vorstellungsrunden durchgeführt werden können, um zu dieser Schlussfolgerung zu gelangen.