Ein Schulbuchhalter ist eine Person, die die Finanzen einer Universität, eines Gymnasiums, einer Grundschule oder einer anderen Bildungseinrichtung verwaltet. Er oder sie ist dafür verantwortlich, Budgets auszugleichen, Gelder und Vorräte zu beschaffen, Rechnungen zu bezahlen und detaillierte Finanzunterlagen zu führen. Die Schulbuchhalter und ihre Assistenten verwalten auch die Gehaltsabrechnung und Sozialleistungen der Mitarbeiter und stehen für Fragen und Anliegen zur Verfügung. Einige erfolgreiche Buchhalter finden eine Anstellung bei größeren Institutionen oder Zentralstellen für ganze Schulbezirke.
Um eine solide Finanzlage aufrechtzuerhalten und sicherzustellen, dass Programme und Abteilungen die benötigte Finanzierung erhalten, muss ein Schulbuchhalter sehr sorgfältige und umfassende finanzielle Aufzeichnungen führen. Er oder sie muss alle Transaktionen erfassen, Quittungen und Bestellungen organisieren und sicherstellen, dass Rechnungen rechtzeitig bezahlt werden. Ein Buchhalter führt normalerweise geplante monatliche und jährliche Prüfungen durch, um sicherzustellen, dass die Aufzeichnungen vollständig sind. Er oder sie inspiziert Audits gründlich, um eine Reihe wichtiger Details zu ermitteln, z. B. Bereiche, in denen Geld gespart werden kann und Abteilungen, die zusätzliche Mittel benötigen.
Buchhalter in Schulsystemen stellen sicher, dass sowohl Angestellte als auch Stundenarbeiter die angemessene Vergütung und Zusatzleistungen erhalten. Lehrer, Hausmeister und Verwaltungsangestellte sind auf kompetente Buchhalter angewiesen, um ihre Schecks vorzubereiten und Aufzeichnungen über ihre Urlaubszeit und Leistungspakete zu führen. Darüber hinaus arbeiten viele Buchhalter direkt mit neuen Mitarbeitern zusammen, um Gehaltsabrechnungsverfahren zu erklären. Wenn eine Diskrepanz oder ein Fehler im Scheck oder in der Finanzbuchhaltung eines Mitarbeiters festgestellt wird, versucht der Schulbuchhalter, das Problem zu lösen oder das Problem bei Bedarf den Schulbeamten zur Kenntnis zu bringen.
Die meisten Schulbuchhalter verwenden spezielle Computerprogramme, Textverarbeitungssoftware, Datenbanken und Tabellenkalkulationen, um ihnen bei der Verwaltung von Finanzunterlagen zu helfen. Ein Fachmann muss mit Computern vertraut sein, neue Softwareprogramme erlernen und die Fähigkeit beherrschen, Daten schnell und genau einzugeben. Einzelpersonen müssen häufig Rechnungen, Bestellungen, Quittungen und Finanzberichte eingeben und ausdrucken.
Wer sich für die Ausbildung zum Schulbuchhalter interessiert, muss in der Regel mindestens einen Bachelor-Abschluss in Finanzwesen, Rechnungswesen oder Betriebswirtschaftslehre haben. Einige Schulbuchhalter, insbesondere Universitätsangestellte und solche, die ganze Bezirke beaufsichtigen, haben häufig einen Master-Abschluss in diesem Bereich. Neue Buchhalter werden in der Regel von etablierten Buchhaltern und Administratoren geschult, um die Details eines bestimmten Jobs zu erlernen. Je nach Standort und Arbeitgeber muss ein Schulbuchhalter möglicherweise eine Lizenz erwerben, bevor er selbstständig arbeiten kann, was normalerweise das Bestehen einer schriftlichen Prüfung beinhaltet, die vom Staat oder Land der Person durchgeführt wird.