Un secretario administrativo de alto rango generalmente se asigna a un ejecutivo o departamento, y puede estar a cargo de trabajadores de nivel inferior como recepcionistas o asistentes de medio tiempo. Esta posici?n suele ser un informe directo del departamento o individuo. Una secretaria administrativa deber? tener conocimientos de inform?tica, tener habilidades organizativas y de personas, y ser capaz de manejar las tareas de la reuni?n, la investigaci?n y los arreglos de viaje. El puesto generalmente exige un salario m?s alto, especialmente si el trabajo es especializado.
Los asistentes pueden realizar tareas generales, como contestar el tel?fono de la empresa, la correspondencia, la presentaci?n y el manejo del correo, pero la secretaria administrativa generalmente es responsable solo del departamento o el apoyo ejecutivo. Algunos departamentos que utilizan asistentes especializados incluyen recursos humanos, contabilidad y legal. El secretario puede actuar como enlace entre el departamento o ejecutivo y el resto de la oficina, y tambi?n puede tratar directamente con los clientes.
Los requisitos para un puesto de secretaria administrativa incluyen la capacidad de usar toda la tecnolog?a de oficina, como computadoras con varios programas y, a veces, un dispositivo de dictado. En la actualidad, muchas compa??as buscan solicitantes con t?tulo, pero se puede considerar la experiencia previa a menos que el trabajo sea altamente especializado. Los secretarios legales, por ejemplo, necesitar?n capacitaci?n espec?fica para trabajar con documentos judiciales. Las secretarias m?dicas deben conocer la facturaci?n y la codificaci?n junto con la terminolog?a m?dica.
A menudo se les pedir? a las secretarias administrativas que establezcan reuniones y llamadas de conferencia entre el jefe, otros ejecutivos y clientes, y que planifiquen eventos para la oficina o los visitantes. La habilidad para encontrar informaci?n en l?nea y mantener contactos con proveedores es ?til, al igual que la experiencia en la organizaci?n de viajes. En recursos humanos y contabilidad, la capacidad de mantener la confidencialidad es importante cuando se trata de registros de empleados privados e informaci?n financiera.
Se le puede pedir al titular de este puesto que ayude con la capacitaci?n y la supervisi?n de los empleados de nivel inferior. Con empresas que combinan cada vez m?s responsabilidades, un secretario administrativo puede adquirir experiencia administrativa en cronometraje, programaci?n y delegaci?n. Esto ayudar? a avanzar dentro de una empresa a un puesto en la administraci?n o gesti?n de la oficina. Los candidatos para un trabajo de administrador de oficina necesitar?n excelentes habilidades de personas, as? como el conocimiento de las pol?ticas de la empresa y las medidas disciplinarias.
Para aquellos que buscan una carrera como secretaria administrativa, los cursos de negocios en un colegio comunitario o universidad pueden proporcionar instrucci?n en programas inform?ticos, matem?ticas, mantenimiento de registros y comunicaciones. La certificaci?n profesional est? disponible para asistentes generales y para aquellos que deseen ingresar al campo legal y m?dico. En muchos casos, un t?tulo o certificado puede exigir un salario m?s alto. Los programas de contabilidad y recursos humanos beneficiar?n a los solicitantes de empleo que est?n interesados ??en esas ?reas de trabajo administrativo.