IT Asset Management ist die Verwaltung aller IT-Ressourcen für ein Unternehmen oder eine Organisation. IT-Ressourcen beziehen sich sowohl auf Hardwareausrüstung als auch auf Softwareprogramme, die Unternehmen für die Geschäftsabwicklung verwenden. Diese Vermögenswerte des Unternehmens können Computerausrüstung, mobile Ausrüstung, digitale Ausrüstung und Softwareanwendungen umfassen. Die ordnungsgemäße Bilanzierung von Betriebsvermögen ist eine wesentliche Aufgabe für Unternehmen und Organisationen, aber die Bestandsverfolgung kann schwierig sein. Bei der Entwicklung eines IT-Asset-Management-Prozesses sollten Unternehmen die folgenden Schritte unternehmen: Führen Sie eine gründliche Bestandsaufnahme durch, führen Sie eine Überprüfung der Kapitalplanung durch, verwenden Sie eine Asset-Management-Software und überprüfen Sie den IT-Asset-Management-Prozess selbst.
Einer der ersten Schritte beim IT-Asset-Management besteht darin, zu bestimmen, über welche Assets das Unternehmen oder die Organisation verfügt. Der beste Weg, diesen Schritt abzuschließen, besteht darin, eine gründliche Bestandsaufnahme aller relevanten IT-Assets durchzuführen. Unternehmen verfolgen in der Regel die folgenden Hardwaregeräte: Server, Computer, Laptops, Monitore, Drucker, Faxgeräte und Scanner. Wenn es um die Inventarisierung von Software geht, sollten Unternehmen die Softwareanwendungen, die sie besitzen, und die Anzahl der mit jedem Programm verbundenen Lizenzen aufzeichnen. Der einfachste Weg, diese Artikel zu inventarisieren, besteht darin, jedem Asset eine Nummer zuzuweisen und aufzuzeichnen, wo es sich befindet.
Das Hauptziel des IT-Asset-Managements besteht darin, die IT-Ressourcen des Unternehmens zu überwachen und sicherzustellen, dass das IT-Budget des Unternehmens sinnvoll eingesetzt wird. Eine gute Möglichkeit, dieses Ziel zu erreichen, ist eine Überprüfung der Kapitalplanung. Diese Überprüfung hilft einem Unternehmen bei der Planung großer Gerätekäufe, um vorhandene Geräte zu ersetzen, wenn diese veraltet oder defekt sind. Auf diese Weise können Unternehmen langsam neue Geräte einführen und die Kosten auf mehrere Jahre verteilen, anstatt sie alle auf einmal zu absorbieren.
Die Durchführung der Inventur und der Überprüfung der Kapitalplanung kann mit einer Asset-Management-Software erleichtert werden. Anstatt das Inventar auf Papier oder in einer Tabelle zu führen, können Unternehmen ihre Inventarinformationen in das System eingeben. Das System kann IT-Assets von der Anschaffung bis zur Entsorgung verfolgen, und einige Systeme können so konfiguriert werden, dass sie dem Netzwerk hinzugefügte neue Hardware oder Software erkennen. Darüber hinaus kann das System verfolgen, ob das Unternehmen seine Softwarelizenzen zu wenig oder zu stark auslastet. Unternehmen können Kosten senken, indem sie keine ungenutzten Lizenzen kaufen, und sie können auch Strafen vermeiden, die mit der Verletzung von Lizenzvereinbarungen einhergehen.
Nach jedem IT-Asset-Management-Zyklus kann es sinnvoll sein, den Zyklusmanagement-Prozess selbst zu überprüfen. Unternehmen können sicherstellen, dass ihre Prozesse effizient sind und die erforderlichen Geschäftsressourcen nachverfolgen. Nach einigen Zyklen stellen Unternehmen möglicherweise fest, dass sie bestimmte Assets nicht verfolgen müssen, andere jedoch. Diese Überprüfung kann auch ergeben, dass eine Organisation ihre Mitarbeiter im Umgang mit Geräten besser schulen muss.