Personalberater sind Geschäftsleute, die Unternehmen bei der Identifizierung und Rekrutierung von Personen unterstützen, um Schlüsselpositionen innerhalb der Organisation zu besetzen. Ein solcher Berater hilft dem Kunden oft dabei, ein Profil des idealen Kandidaten zu erstellen, das Eigenschaften wie Erfahrung, Bildungshintergrund und Führungsqualitäten umfasst. Oftmals arbeitet der Personalberater eng mit der Personal- oder Personalabteilung zusammen, um Kontakte zu potenziellen Kandidaten zu knüpfen, deren Interesse zu ermitteln und generell das Vorab-Screening vor der eigentlichen Angebotsabgabe zu steuern.
Der typische Personalberater fungiert als unabhängiger Auftragnehmer. Gegen eine Gebühr übernimmt er die Aufgabe, Personen zu finden, zu qualifizieren und zu rekrutieren, von denen das Unternehmen des Kunden mit hoher Wahrscheinlichkeit profitiert. Einige Berater sind auf die Rekrutierung für bestimmte Positionen mit einer Unternehmensstruktur, Finanzpersonal oder Personen spezialisiert, die in der Lage sind, das IT-Team zu leiten. Andere Berater konzentrieren sich möglicherweise mehr auf die Suche und das Screening von Führungskräften, um Vertriebs- oder Marketingbereiche zu leiten. Ein Personalberater kann einem Kunden bei der Suche und Rekrutierung von Führungskräften der mittleren und oberen Ebene helfen.
In der Zusammenarbeit mit einem Kunden passt ein Personalberater seine Vorgehensweise oft so an, dass sie mit der Kultur des Kunden harmoniert. Dies bedeutet, dass dem Berater in einigen Situationen grundlegende Richtlinien und viel Spielraum bei der Durchführung des Rekrutierungsprojekts gegeben werden. Zu anderen Zeiten arbeitet der Berater eng mit einem Recruitment-Team zusammen, das sich aus bestimmten Mitarbeitern des Unternehmens zusammensetzt, wobei der Recruiter die Aufgaben der qualifizierten Kandidaten übernimmt, den ersten Kontakt herstellt und dann die Aktivität an das Team übergibt. Das Honorar des Beraters richtet sich häufig nach dem Aufgabenspektrum, das er im Auftrag des Auftraggebers ausführen darf.
Wie bei vielen Beratungssituationen regelt eine vertragliche Vereinbarung das Verhältnis zwischen Personalberater und Auftraggeber. Dieser Vertrag legt normalerweise die Tätigkeiten fest, die der Berater im Auftrag des Kunden ausführt, zusammen mit der Gebührenordnung, die für diese Tätigkeiten gilt. Der Zahlungsplan ist ebenfalls Bestandteil der Vereinbarung, in dem festgelegt wird, wie und wann die Zahlung erfolgt. Abhängig von der Komplexität des Rekrutierungsprojekts kann der Berater einen Prozentsatz des Gesamthonorars im Voraus verlangen, der Rest wird nach Abschluss des Projekts gezahlt. Bei relativ einfachen Projekten kann der Berater die Zahlung erst verlangen, nachdem der Kandidat gefunden, überprüft und eingestellt wurde.