Staatliche Beschaffung ist ein Prozess, der von einzelnen Staaten verwendet wird, um von ihnen benötigte Lieferungen, Personal und Ausrüstung zu beschaffen. Das staatliche Beschaffungsamt kann die Beschaffung von allem für alle staatlichen Stellen übernehmen, von den Büros der staatlichen Vertreter, die Bleistifte benötigen, bis hin zu den Straßenpersonal des Staates, die Bulldozer benötigen, oder es kann einzelnen staatlichen Stellen ermöglichen, sich um ihre eigenen Beschaffungsbedürfnisse zu kümmern und die Beschaffung zu überwachen Politik im ganzen Bundesland. An jedem beliebigen Tag kann ein staatliches Beschaffungsamt alles besorgen, von der Farbe für seine Brücken bis hin zu medizinischer Ausrüstung für staatliche Krankenhäuser.
Die Beschaffung kann ein komplexer Prozess sein. Die Beschaffungsbeauftragten sind dafür verantwortlich, den Bedarf zu decken, der der Beschaffungsstelle mitgeteilt wird. Staatsbedienstete können dem Amt Bestellungen mit sehr spezifischen Anfragen zukommen lassen oder sich an das staatliche Beschaffungsamt wenden, um Hilfe bei der Bestimmung der für ihre Bedürfnisse geeigneten Lösung und der besten Option zu erhalten. Bei esoterischen Artikeln kann das staatliche Beschaffungsamt umfangreiche Nachforschungen anstellen, um die beste Kaufentscheidung zu treffen.
Neben der Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen für den Staat durch Kauf, Vermietung oder Handel legt das staatliche Beschaffungsamt auch Richtlinien fest. Zum Beispiel kann das Beschaffungsamt vorschreiben, dass staatliche Stellen, die Ausrüstung benötigen, die Anfrage zuerst an andere Stellen weiterleiten sollen, um zu sehen, ob diese Stellen gebrauchte und funktionierende Ausrüstung haben, die sie verkaufen oder tauschen möchten. Ebenso kann das Landesbeschaffungsamt anordnen, dass Güter möglichst von Anbietern im Land bezogen werden sollen oder dass der staatliche Beschaffungswesen auch Umweltverantwortung betont und umweltverträgliche Artikel wählt.
Wenn ein staatliches Beschaffungsamt etwas beschaffen muss, öffnet es die Ausschreibung. Benötigt das Straßenpersonal beispielsweise neue Fahrzeuge, weist das staatliche Beschaffungsamt darauf hin, dass es einen Vertrag über die Bereitstellung von verfügbaren Straßenfahrzeugen hat. Unternehmen, die Fahrzeuge herstellen, leasen oder verkaufen, hätten die Möglichkeit, sich um die Möglichkeit zu bewerben, dem Staat Fahrzeuge zur Verfügung zu stellen, wobei das Beschaffungsamt die Angebote überprüft, um die beste Wahl zu ermitteln. Da staatliche Aufträge sehr lukrativ sein können, kann das Bieterverfahren ziemlich wettbewerbsfähig werden.
Der Hauptsitz des Büros befindet sich in der Regel in der Landeshauptstadt. Für staatliche Stellen mit Sitz in der Hauptstadt ist dies praktisch, da es einfach ist, mit dem Beschaffungsamt in Kontakt zu bleiben. Zweigniederlassungen können sich in anderen Regionen des Staates befinden, zusammen mit Lagern für Lieferungen.