Eine Fahrzeugrückerstattung bezieht sich darauf, dass einem einzelnen Fahrer die Kosten für das Führen eines persönlichen Fahrzeugs erstattet werden, während er im Auftrag eines Unternehmens oder einer Regierungsbehörde geschäftlich tätig ist. Die Erstattung wird in der Regel nach der Anzahl der Meilen berechnet, die ein Mitarbeiter oder Agent zu und von bestimmten Arbeitsorten fährt, um Kunden zu treffen, spezielle Programme zu ermöglichen oder eine beliebige Anzahl anderer arbeitsbezogener Aufgaben. Wann immer ein Fahrzeug-Erstattungsprogramm zur Verfügung gestellt wird, um Mitarbeiter bei reisebezogenen Ausgaben zu unterstützen, wird der genaue Betrag pro gefahrener Meile vor Reiseantritt verstanden.
Um eine Fahrzeugrückerstattung für gefahrene Kilometer zu erhalten, müssen die Mitarbeiter Start- und Endpunktmessungen dokumentieren, damit die im Rahmen der Arbeit verbrauchten Kilometer genau berechnet werden. Nach Übermittlung der Kilometerbeträge über die entsprechenden Meldeformulare erhalten die Mitarbeiter dann in der Regel einen separaten Scheck für die verbrauchten Kilometer oder eine Erstattung der Kilometer kann auf dem zukünftigen Gehaltsscheck des Mitarbeiters enthalten sein. Die Beträge pro Meile werden in der Regel auch gemäß den Berechnungen der Bundesmeilenvergütung festgelegt.
Ein Fahrzeugvergütungsplan hilft beim Ausgleich der Kosten für Kraftstoff und Wartung für Mitarbeiter, die während der Arbeit ihr eigenes Fahrzeug führen müssen. Dies ist besonders nützlich für Mitarbeiter, die viel Zeit damit verbringen, zu mehreren Arbeitsstätten zu fahren oder andere Außendienstaufgaben im Auftrag eines Unternehmens oder einer Regierungsbehörde auszuführen. Die zur Erstattung angebotenen Beträge können je nach Unternehmen unterschiedlich sein, aber innerhalb einer Organisation wird jedem Mitarbeiter in der Regel der gleiche Satz wie den anderen Mitarbeitern innerhalb des Unternehmens für die in einem persönlichen Fahrzeug gefahrenen Kilometer erstattet.
Die Kfz-Erstattung wird nicht nur für Autofahrten angeboten, sondern viele Agenturen erstatten den Mitarbeitern auch die Nutzung anderer privater Fahrzeuge. Einige dieser Fahrzeuge umfassen Flugzeuge oder Motorräder. Eine Sondergenehmigung zur Nutzung anderer privater Fahrzeuge muss jedoch vor deren Nutzung erteilt werden, wenn eine Fahrzeugvergütung erwartet wird.
In einigen Fällen kann eine andere Art der Fahrzeugrückerstattung auch von einer anderen Agentur als einem direkten Arbeitgeber angeboten werden. In den Vereinigten Staaten hat der Internal Revenue Service (IRS) Sondertarife für Personen berechnet, die ein privates Fahrzeug für geschäftliche Zwecke sowie für den Umzug zwecks Geschäftstätigkeit nutzen. Die Tarife sind auch für Personen verfügbar, die private Fahrzeuge für ausgewählte gemeinnützige oder medizinische Zwecke nutzen. Die Höhe dieser Tarife ist unterschiedlich, aber jeder wird nach den neuesten Forschungsergebnissen berechnet, die die Transportkosten widerspiegeln. Sobald eine Person die Gesamtkilometer für diese Aktivitäten berechnet hat, ermöglicht der IRS, dass der Gesamtbetrag bei der Meldung persönlicher Steuern als Selbstbehalt geltend gemacht wird.