Ein Proxy Statement ist ein Dokument, das von einem Unternehmen erstellt wird, das Aktien ausgibt. Das Dokument enthält in der Regel Informationen über Angelegenheiten des Unternehmens, über die von den Aktionären abgestimmt werden muss, sowie wichtige Daten über die leitenden Angestellten des Unternehmens und die aktuelle Struktur des Verwaltungsrats. Die Erklärung dient der Information und Bevollmächtigung der Aktionäre oder der von den Aktionären beauftragten Aktionäre, an Abstimmungen teilzunehmen, die gemäß den Gründungsdokumenten der Gesellschaft erforderlich sind.
In den meisten Fällen enthält eine Proxy-Erklärung immer vier wichtige Informationen. Die erste beinhaltet die Identifizierung der aktuellen Liste der mit dem Unternehmen verbundenen Führungskräfte. Während der Umfang der Details zu jedem Offizier unterschiedlich ist, enthalten die meisten den Titel der Führungskraft und einige Informationen über die Erfahrung und die Bildungsabschlüsse des Offiziers.
Eine Vollmachtserklärung informiert die Aktionäre auch über die Vergütung der Führungskräfte. Dies ermöglicht den Aktionären, sich darüber im Klaren zu sein, wie die leitenden Angestellten für ihre Bemühungen entlohnt werden. Bei einigen Unternehmen kann die Struktur erfordern, dass die Aktionäre über vorgeschlagene Erhöhungen der Leistungen oder des Gehalts im Zusammenhang mit den leitenden Angestellten des Unternehmens abstimmen, eine Tatsache, die diese Art von Informationen sehr wichtig macht, wenn man überlegt, wie über diese vorgeschlagenen Erhöhungen abgestimmt werden soll.
Angaben zur Zusammensetzung des bestehenden Prüfungsausschusses sind ebenfalls in der Vollmachtserklärung enthalten. Dies ermöglicht es den Aktionären, zu wissen, wer die Finanzprozesse des Unternehmens bewertet und daran arbeitet, die Interessen aller zu schützen, die in irgendeiner Weise mit dem Geschäft verbunden sind. Wie bei den Details zu den leitenden Angestellten kann dieser Abschnitt der Erklärung Informationen zu den Mandaten jeder einzelnen Person enthalten, die im Prüfungsausschuss tätig ist.
Eine vierte Art von Informationen, die normalerweise in einer Vollmachtserklärung enthalten sind, ist die Vergütungsstruktur für Mitglieder des Verwaltungsrats. Wie die Vorstände haben Aktionäre bei Gehaltserhöhungen oder Leistungsänderungen für die derzeitigen Vorstandsmitglieder nicht selten eine Stimme und ein Mitspracherecht. In Situationen, in denen ein neues Vorstandsmitglied gewählt werden muss, enthält das Detail Hintergrundinformationen zu den in Betracht gezogenen Kandidaten, sodass die Aktionäre selbst bestimmen können, welchen Kandidaten sie bevorzugen.
In den Vereinigten Staaten muss die Ausstellung von Proxy Statements den Vorschriften der Securities and Exchange Commission (SEC) entsprechen. Auch andere Länder weltweit strukturieren Regelungen zu Art und Aufbau derartiger Erklärungen. In jedem Fall soll sichergestellt werden, dass die Aktionäre über Angelegenheiten, die die Integrität ihrer Anlagen beeinträchtigen, auf dem Laufenden gehalten werden, und ihnen diese Informationen rechtzeitig zusenden, bevor sie zur Beratung oder Abstimmung über Angelegenheiten der Gesellschaft aufgefordert werden.