Ein Arbeitnehmer erhält eine Erstattung des flexiblen Ausgabenkontos (FSA) über ein vom Arbeitgeber gesponsertes Ausgabenkonto. Um die Erstattung zu erhalten, muss die Person gemäß den Vorschriften des US-amerikanischen Internal Revenue Service (IRS) qualifizierte medizinische oder abhängige Pflegekosten aufgelaufen haben. Im Allgemeinen bieten Arbeitgeber zwei Arten von flexiblen Ausgabenkonten an, und Mitarbeiter müssen sich für eines der Programme anmelden, um in einem bestimmten Jahr Deckung zu erhalten. Ein Arbeitnehmer kann eine FSA-Erstattung erhalten, indem er dem Arbeitgeber einen schriftlichen Nachweis über die gezahlten Ausgaben vorlegt.
Um sich für eine FSA-Erstattung zu qualifizieren, muss der Arbeitnehmer jährlich „wählen“, an einer vom Arbeitgeber gesponserten FSA teilzunehmen. Die FSA, die jedes Jahr Teil der meisten Leistungspakete einiger Unternehmen ist, ist ein Spesenkonto, mit dem der Mitarbeiter einen bestimmten Geldbetrag steuerfrei beiseite legen kann. Die Mittel für die FSA werden in der Regel vom Gehalt des Mitarbeiters abgezogen. Die Gesundheitsversorgung und eine abhängige Pflegeoption sind zwei FSA-Typen.
Ein flexibles Ausgabenkonto im Gesundheitswesen kann unter anderem zur Zahlung von Zuzahlungen zur Krankenversicherung und verschreibungspflichtigen Medikamenten verwendet werden. Ein FSA für Pflegebedürftige kann beispielsweise für Kinder- oder Altenpflegekosten verwendet werden. Die Höchstbeträge der Spesenabrechnung können je nach Arbeitgeber, FSA-Typ sowie Planjahr variieren. Alle Gelder, die in die FSA eingezahlt werden, müssen bis Ende des Jahres verwendet werden, sonst verfallen sie, auch als „Use-it-or-lose-it“-Regel bezeichnet.
Neben Zuzahlungen und verschreibungspflichtigen Medikamenten umfassen gesundheitsbezogene Ausgaben, die für eine Erstattung durch die FSA in Frage kommen, Selbstbehalte von Versicherungen, Zahnarzt- und Sehkosten sowie psychiatrische und chiropraktische Dienste. Zu den Ausgaben, die im Rahmen einer FSA für pflegebedürftige Personen förderfähig sind, gehören Kindertagesstätten oder andere Dienstleistungen für Kinder unter 13 Jahren. Zu den anderen förderfähigen Ausgaben zählen Kosten für behinderte oder kranke Angehörige, die nicht in der Lage sind, sich selbst zu versorgen. Die anspruchsberechtigte Person muss sich zudem mindestens acht Stunden täglich im Haushalt des Arbeitnehmers aufhalten.
Ein Arbeitnehmer muss beim Arbeitgeber einen Antrag auf Erstattung von Gesundheits- oder Pflegekosten durch die FSA stellen. Um eine FSA-Erstattung im Rahmen der Gesundheitsversicherungsoption zu erhalten, muss der Arbeitnehmer eine schriftliche Erklärung eines Dritten vorlegen, aus der die Höhe der Kosten hervorgeht, sowie der Nachweis, dass die Kosten aus eigener Tasche bezahlt wurden und der Betrag nicht bereits erstattet wurde. Im Rahmen eines Schadenfalls kann beispielsweise ein Zahlungsbeleg oder eine Arztrechnung eingereicht werden. Der Arbeitnehmer kann auch aufgefordert werden, eine Erklärung zu unterzeichnen, in der bestätigt wird, dass die Kosten nicht im Rahmen einer anderen Deckung erstattungsfähig sind.
Um eine pflegebedürftige FSA zu erstatten, muss der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber auch eine schriftliche Erklärung mit Angabe der Kostenhöhe und des Zahlungsnachweises vorlegen. Die Kosten dürfen nicht zuvor erstattet worden sein oder im Rahmen eines anderen Plans erstattungsfähig sein. Ein Beispiel für einen Nachweis ist eine Rechnung eines Kita-Anbieters. Die Erstattungsbeträge der FSA hängen von den Ausgaben ab, die dem Mitarbeiter während des Planjahres angefallen sind.