Eine der wichtigsten Fragen bei jedem Bauprojekt ist die Kosten. Das Baukostenmanagement umfasst die Analyse und Schätzung der Gesamtkosten und kann manchmal garantierte Preise für einen Auftrag beinhalten. Während einige Leute es vorziehen, ihr eigenes Baukostenmanagement durchzuführen, werden viele größere Projekte eine unabhängige Firma beauftragen, eine Kostenanalyse und ein fortlaufendes Kostenmanagement für die gesamte Lebensdauer des Projekts durchzuführen.
Obwohl Kostenmanagement-Unterstützung in jeder Phase integriert werden kann, schlagen einige Experten vor, dass es am wichtigsten ist, einen Baukostenmanagement-Berater oder -Experten während der Entwurfs- und Konzeptphase eines Projekts zu engagieren. Viele der Entscheidungen, die mit Kosten verbunden sind, werden in diesem Zeitraum getroffen, und eine genaue Kostenschätzung von Anfang an kann dazu beitragen, sich vor unvorhergesehenen Variablen auf der ganzen Linie zu schützen. Das Baukostenmanagement kann dazu beitragen, einen endgültigen Entwurf zu erstellen, der kosteneffizient ist und die Ziele des Projekts erfüllt und gleichzeitig eine faire Schätzung der Gesamtkosten liefert. Ohne eine klare Vorstellung von Zielen und Plänen voranzukommen, kann dazu führen, dass die Kosten außer Kontrolle geraten.
Während der Entwurfsphase kann das Kostenmanagement verschiedene Szenarien für das Projekt erstellen. Will man zum Beispiel ein Haus bauen, interessiert ihn vielleicht, ob es sich lohnt, eine teure Dämmung zu installieren, um die Heizkosten zu senken. Ein guter Berater könnte Markt- und Lebenszykluspreise untersuchen, um die Materialkosten mit und ohne Isolierung sowie die geschätzten Einsparungen beim Heizen mit der Isolierung zu ermitteln. Indem dem Hauseigentümer verschiedene Kostenszenarien zur Verfügung gestellt werden, kann viel Rätselraten bei Entscheidungen vermieden werden.
Bevor ein Entwurf in die Angebotsphase gelangt, kann das Baukostenmanagement eine gute Vorstellung von einem vernünftigen Angebot geben. Die Analyse ähnlicher Projekte kann dazu beitragen, Benchmarks für Vertrags-, Material- und Arbeitskosten zu erstellen. Sobald die Ausschreibung beginnt, werden einige Baukostenmanagementfirmen Analysen jedes Angebots erstellen, um festzustellen, welches den besten Wert für die geschätzten Kosten bietet, sowie Bereiche wie den Ruf und die Ressourcen des Auftragnehmers untersuchen. Die Aufschlüsselung jedes Gebots und der Vergleich mit Branchen-Benchmarks kann helfen, eine relativ bedeutungslose allgemeine Schätzung sinnvoll zu machen.
Während der gesamten Bauphase eines Projekts können Kostenmanagementdienste die Einbeziehung neuer Informationen oder Marktveränderungen in die Kostenschätzung sowie die Sicherstellung der korrekten Einhaltung der Finanzverträge umfassen. Gegen Ende der Leistung können konkrete Abrechnungsbelege erstellt werden, die die endgültigen Kosten aufzeigen. Eine Form des Baukostenmanagements, genannt Risikomanagement, erfordert, dass der Unternehmensberater das Projekt zu einem im Voraus vereinbarten Höchstpreis einbringt. Andere Managementprogramme bieten lediglich Beratung und Analyse und überlassen die Entscheidungen dem Projektleiter.