Ein City-Ledger, auch Haus-Ledger genannt, ist die Buchhaltungsmethode eines Hotels zur Verfolgung von Nicht-Gast-Transaktionen. Die Hotelbuchhaltung gliedert sich in Front- und Back-Office. Das Front-Office kümmert sich normalerweise um registrierte Gäste und zeichnet ihre Transaktionen im Gästebuch auf. Gelder, die das Hotel verwaltet und die nicht einem aktuell registrierten Gast zuzuordnen sind, werden Teil des Stadtbuchs und werden von der Buchhaltung im Backoffice verwaltet.
Buchhaltungssysteme verwenden Ledger, um verwandte Konten zu sammeln. Ein City Ledger ist eine Sammlung zusammengehöriger Konten, die Gelder nachverfolgt, die ein Hotel einbringt, die nicht Teil einer Transaktion sind, die mit einem derzeit registrierten Gast verbunden ist. Einige Hotels verwenden für dieses Hauptbuch eine andere Terminologie und nennen es das Hausbuch oder das Nicht-Gästebuch. Wie auch immer das Ledger heißen mag, die Funktion ist in Standard-Hotelbuchhaltungssystemen in der Regel dieselbe.
Stadtbücher enthalten in der Regel mindestens vier Konten. Die erste Kontoart wird für Einzelpersonen und Unternehmen eingerichtet, die das Hotel für Tagungen und Veranstaltungen nutzen. Das Geld, das von diesen Kundentypen eingezogen wird, wird von der Buchhaltung des Hotels und nicht von der Rezeption verarbeitet. Normalerweise erhalten diese Kunden eine monatliche Rechnung oder Rechnung, in der die mit der Veranstaltung verbundenen Gebühren und nicht die Gebühren für einen Hotelaufenthalt aufgeführt sind. Hochzeiten, Konferenzen, Seminare und Gruppentreffen sind Beispiele für Ereignisse, die von diesem Konto im Hauptbuch erfasst würden.
In diesem Sinne verarbeitet der zweite Kontotyp Transaktionen für reisende Führungskräfte. Wenn ein Unternehmen ein offenes Konto beim Hotel hat, das es einem der Mitarbeiter des Unternehmens ermöglicht, während ihres Aufenthalts in der Stadt zu bleiben, werden die Transaktionen im Hauptbuch als Hauskonto des Unternehmens erfasst. Die Buchhaltung stellt dem Unternehmen in der Regel monatlich die anfallenden Gebühren in Rechnung.
Ein anderes City-Ledger-Konto fungiert normalerweise als Kreditkartenkonto. Wenn ein Gast eine Kreditkarte zur Zahlung verwendet, wird der Betrag vom Gästebuch in das Stadtbuch übertragen, während das Hotel auf die Freigabe der Zahlung durch das Kreditkartenunternehmen wartet. Dies trägt dem Umstand Rechnung, dass der Gast nicht mehr im Hotel übernachtet und somit das offene Konto nicht bei der Rezeption verbleiben kann. Nach der Abreise des Gastes ist die Buchhaltung des Hotels dafür verantwortlich, dass das Kreditkartenunternehmen die Zahlung überweist.
Auch Gäste, die bei der Abreise ihre Rechnungen nicht begleichen, bekommen die Beträge auf ein Konto im Stadtbuch überwiesen. Die Buchhaltung übernimmt die Verantwortung für die Einleitung eines Inkassoverfahrens gegen die Person oder die Nachverfolgung bei Bedarf. Dadurch wird sichergestellt, dass der Aufgabe diejenige Hotelabteilung zugewiesen wird, die einen Inkassoprozess am besten verwalten kann.