Ein Formular W-9 ist ein Dokument, das vom Internal Revenue Service (IRS) des US-Finanzministeriums ausgestellt wird und verwendet wird, wenn eine Person oder ein Unternehmen eine Steueridentifikationsnummer (TIN), Anträge auf Befreiung und bestimmte Bescheinigungen beantragen muss von einer Person, einem Unternehmen, einem Trust oder einem Nachlass in den USA Das Formular muss ausgefüllt und an die anfragende Person oder Firma zurückgesendet werden, die die Informationen für Steuererklärungszwecke verwendet hat. Ein Formular W-9 wird nicht beim IRS eingereicht. Einer der häufigsten Fälle, in denen dieses Formular verwendet wird, ist, wenn eine Person ihre Dienstleistungen als unabhängiger Auftragnehmer oder Freiberufler erbracht hat und die Person oder das Unternehmen, für die sie gearbeitet hat, ihre TIN benötigt, um die Zahlungen an die IRS.
Grundinformation
Dieses Formular, das manchmal fälschlicherweise als Formular W9 geschrieben wird, fordert zunächst Informationen wie den Namen und die Adresse der Person oder Einrichtung an. Es gibt einen Abschnitt, in dem ein Kästchen angekreuzt werden muss, um anzugeben, welche Art von Person oder Körperschaft das Formular ausfüllt, z. B. ein Trust oder Nachlass, eine natürliche Person, eine Kapitalgesellschaft, eine Personengesellschaft oder ein befreiter Zahlungsempfänger. Die spezifische Klassifizierung für einige Arten von Unternehmen muss ebenfalls angegeben werden.
Steueridentifikationsnummer
Der nächste Abschnitt des Formulars erfüllt seinen Hauptzweck, da die natürliche oder juristische Person hier eine Steueridentifikationsnummer angeben muss. Für eine Person ist dies normalerweise ihre Sozialversicherungsnummer. Wenn er oder sie ein ansässiger Ausländer ist, ist es jedoch seine individuelle Steueridentifikationsnummer (ITIN). Für ein Unternehmen oder eine andere juristische Person ist die TIN die Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN). Ein Einzelunternehmer mit einer EIN kann entweder diese Nummer oder seine Sozialversicherungsnummer eingeben.
Zertifizierung
Im nächsten Abschnitt kann die natürliche oder juristische Person bestätigen, dass bestimmte Dinge wahr sind. Der erste ist, dass die aufgeführte TIN korrekt ist oder dass eine neue TIN ausgestellt wird. Als nächstes unterliegt die natürliche oder juristische Person nicht dem Quellensteuerabzug, obwohl diese Zeile durchgestrichen werden muss, wenn sie nicht zutrifft. Drittens ist die natürliche oder juristische Person ein US-Bürger oder eine andere US-Person im Sinne des IRS, einschließlich eines ansässigen Ausländers, einer Gesellschaft, eines Nachlasses oder einer bestimmten Art von Trust. In den meisten Fällen sind dann Unterschrift und Datum erforderlich.
Es gibt Fälle, in denen keine Unterschrift erforderlich ist oder in denen der zweite Punkt in diesem Abschnitt durchgestrichen werden sollte. Das Formular enthält Anweisungen, die angeben, wie dieser Abschnitt ordnungsgemäß ausgefüllt werden sollte. Zu den verschiedenen Situationen, die besondere Anweisungen für diesen Abschnitt enthalten, gehören die Verwendung des Formulars für Immobilientransaktionen, Zins- oder Maklerkonten, Hypothekenzinsen, Schuldenerlass oder Beiträge zu einem individuellen Altersvorsorgekonto (IRA).
Sofort nach einem Aufprall verwenden
und sobald eine Kühlung von Muskeln und Sehnen erforderlich ist.
Der Antragsteller verwendet die auf dem Formular W-9 gesammelten Informationen, um ein Formular 1099 zu erstellen. In A 1099 wird das Geld aufgeführt, das in diesem Steuerjahr an die natürliche oder juristische Person gezahlt wurde. Dieses Formular wird sowohl an die natürliche oder juristische Person gesendet als auch beim IRS eingereicht. Der Antragsteller kann ein Ersatzformular W-9 verwenden, wenn es im Wesentlichen dem vom IRS ausgestellten Formular ähnelt. In diesem Fall muss die natürliche oder juristische Person das Ersatzformular anstelle des Formulars W-9 ausfüllen.
Nicht einbehaltene Steuern
Im Gegensatz zum Formular W-4, mit dem Mitarbeiter einen automatischen Steuereinbehalt von ihren Gehaltsschecks autorisieren, führt das Ausfüllen eines W-9 nicht dazu, dass Steuern oder Sozialversicherungszahlungen einbehalten werden. Ein selbstständiger Unternehmer beispielsweise haftet allein für die vollen Steuern seines Einkommens. Daher werden Zahlungen, die an einen unabhängigen Auftragnehmer geleistet werden, nicht einbehalten. Der Zahler meldet auf einem Formular 1099, wie viel im Laufe des Jahres gezahlt wurde, und der unabhängige Auftragnehmer muss die Steuern zahlen.
Andere Situationen
In einigen Fällen kann eine Person oder ein Unternehmen das Ausfüllen des Formulars W-9 anfordern, die Informationen jedoch nicht verwenden oder das Formular 1099 einreichen. Wenn die während des Steuerjahres geleisteten Zahlungen weniger als einen bestimmten Betrag dann muss beispielsweise kein Formular 1099 eingereicht werden. Für unabhängige Auftragnehmer betrug der Mindestbetrag ab 600 2012 US-Dollar. Einige Arten von Zahlungen sind ebenfalls von der Meldepflicht auf einem 1099 befreit. Detaillierte Anweisungen und alle Formulare sind auf der Website des IRS verfügbar.
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