Die Frachtbriefverfolgung wird verwendet, um den aktuellen Status von Sendungen zu ermitteln, die per Schiff, Güterzug, Luft- und Landtransport versendet werden. Unternehmen und Einzelpersonen verwenden Tracking-Systeme, um zu überprüfen, ob eine Sendung ihren vorgesehenen Empfänger erreicht hat, oder um die geschätzte Ankunftszeit abzurufen. Die meisten Tracking-Systeme werden von computergestützten Datenbankservern, Handscannern und webbasierten Statustools gesteuert. Frachtbriefe können durch eine Frachtbriefnummer (BL), Containernummer, Schiffsname oder Buchungsnummer zurückverfolgt werden.
Die BL oder Sendungsnummer ist eine der am häufigsten verwendeten Arten der Frachtbriefverfolgung. Diese Nummer wird normalerweise von einem Computer vergeben, wenn eine Versandrechnung erstellt wird. Die Nummer ist auf dem Versandetikett enthalten und kann visuell als Barcode angezeigt werden, der von Handheld-Computern gescannt wird. Jedes Mal, wenn die Sendung ein Distributionszentrum passiert oder auf einem Transportfahrzeug platziert wird, wird der Barcode gescannt, um eine Aktualisierung bereitzustellen.
Reedereien und Spediteure verwenden normalerweise eine BL-Nummer, um einer einzelnen Sendung oder einem Paket eine eindeutige Kennung zuzuweisen. Wenn Waren in loser Schüttung bestellt und versandt werden, können sie in separate Behälter gruppiert werden. Beispielsweise können Autoteile auf einem Schiff transportiert werden, das mehrere Container an einen Hafen liefern soll. Ein Supply-Chain-Netzwerk kann oft feststellen, wann die Bestellung eines Kunden eintrifft, indem es die Containernummer verfolgt, der die Waren zugeordnet sind.
Waren und Sendungen können auch nach dem Spediteur oder dem Fahrzeugnamen verfolgt werden. Bei dieser Art der Frachtbriefverfolgung wird der Name oder die Nummer des Fahrzeugs verwendet, das eine bestimmte Gruppe von Sendungen transportiert. Beispielsweise kann ein Schiffsname oder eine Flugnummer in das Trackingsystem eingegeben werden, um einen aktuellen Status zu erhalten. Die meisten computergestützten Verfolgungssysteme zeigen an, wer derzeit im Besitz der Sendung ist, einschließlich des Namens des Spediteurs und der Nummer des Fahrzeugführers.
Buchungsnummern sind eine Art von Frachtbriefverfolgung, die in bestimmten Ländern und Regionen verwendet wird. Sie ähneln einer BL- oder Tracking-Nummer, die einzelne Pakete identifiziert. Buchungs- und BL-Nummern können eine Reihe von Zahlen und Buchstaben enthalten und werden selten wiederverwendet. Sie bieten Unternehmen eine bequeme Möglichkeit, zu überprüfen, ob ein Empfänger eine Bestellung erhalten hat, und verhindern finanzielle Verluste aufgrund von Reklamationen wegen verlorener Waren.
Die meisten Spediteure bieten webbasierte Anwendungen an, mit denen Kunden den aktuellen Status einer Sendung online überprüfen können. Diese Tools sind ein wichtiger Bestandteil eines Frachtbriefverfolgungssystems, da sie automatisch Status nach Nummer oder Name generieren. Einige Unternehmen beginnen damit, die RFID-Technologie (Radio Frequency Identification) in Distributionsverfolgungssysteme zu integrieren, was die Idee erweitert, eindeutige Identifikationsnummern zu verwenden, um den Standort von Waren zu verfolgen.