Eine der Hauptaufgaben eines Personalleiters oder eines Einstellungsausschusses ist es, Tausende von Bewerbern auf wenige vielversprechende zu reduzieren. Wer den Bewerbungsprozess übersteht, soll auf der Shortlist stehen. Dies ist normalerweise die endgültige Kandidatenliste, die von der endgültigen Einstellungsbehörde zur Prüfung vorgelegt wird. Für viele Bewerber ist es das Ziel, in die engere Wahl zu kommen, um auf Augenhöhe zu konkurrieren.
Wann immer ein Arbeitgeber oder ein Regierungsbeamter eine Stelle ankündigt, können innerhalb einer Woche Tausende von Lebensläufen und Bewerbungen erscheinen. Durch einen Ausschlussprozess, der als Überprüfung bezeichnet wird, werden viele dieser Bewerber aus allgemeinen Gründen abgelehnt – Standort, Erfahrung, Verfügbarkeit, Ausbildung usw. Dieser Überprüfungsprozess sollte schließlich zur Bildung einer Auswahlliste mit den Namen der Kandidaten führen, die sich bewährt haben für die Stelle am besten qualifiziert zu sein.
Während die endgültige Ankündigung einer neuen Einstellung vertraulich behandelt werden kann, werden die Namen auf einer Auswahlliste häufig öffentlich verbreitet. Sucht eine Universität beispielsweise einen neuen Präsidenten, kann die Findungskommission eine Liste mit geeigneten Kandidaten für diese Position veröffentlichen. Anhand dieser Liste können interessierte Parteien den Hintergrund jedes Kandidaten überprüfen oder andere Einstellungskriterien bewerten. Es kann auch anderen Bewerbern mitteilen, dass sie das Überprüfungsverfahren nicht überlebt haben.
Die Aufnahme in die engere Auswahl für eine Beförderung oder ein begehrtes Amt wird oft als Moralschub empfunden. Selbst wenn die Stelle an einen anderen Kandidaten geht, kann es lohnend genug sein, wenn eine Person weiß, dass ihre Fähigkeiten und Erfahrungen sie ernsthaft in Betracht gezogen haben. Eine Shortlist enthält oft einige bekannte Namen in der Branche, sodass sich jeder Kandidat, der das Glück hat, einen Platz zu verdienen, geehrt fühlen sollte.
Viele Führungskräfte und Regierungsbeamte halten sich bewusst aus dem Bewerbungsprozess heraus, bis eine Shortlist erstellt wurde. Diese Politik kann jeglichen Anschein von Günstlingswirtschaft reduzieren, da sich auch ein bevorzugter Bewerber auf die Liste verdienen müsste. Die Hoffnung ist, dass es die qualifiziertesten Bewerber für eine bestimmte Position repräsentiert und nicht unbedingt das Ergebnis eines Popularitätswettbewerbs.