Un coordinatore delle vendite di eventi viene in genere assunto per organizzare la vendita dei biglietti per un evento speciale o per gestire il processo di vendita per le aziende che organizzano regolarmente eventi. In entrambi i casi, il coordinatore delle vendite dell’evento è parte integrante del successo finanziario dell’evento e di solito deve raggiungere specifici obiettivi di vendita. Anche l’amministrazione e il servizio clienti sono parte integrante del lavoro.
Gli eventi speciali hanno una struttura finanziaria basata sulla vendita dei biglietti. Non solo i biglietti devono essere venduti, ma di solito devono essere venduti prima dell’evento. Gli eventi in genere si basano sulla vendita anticipata dei biglietti per fornire flusso di cassa, quindi gli organizzatori possono pagare in anticipo le risorse per rendere l’evento un successo. La persona che coordina la vendita dei biglietti è considerata uno dei membri più importanti del personale dell’organizzazione.
Con eventi speciali occasionali, il coordinatore delle vendite degli eventi è generalmente responsabile dell’elaborazione di un piano di vendita dei biglietti. Questo piano descrive in dettaglio come funzionerà il processo di sollecitazione delle vendite, come coinvolgere le parti coinvolte e le prospettive per nuovi mercati e i tempi previsti degli afflussi di cassa. Il coordinatore deve inoltre supervisionare il processo amministrativo relativo alla raccolta di denaro, alla registrazione delle vendite e alla prova dell’acquisto.
L’amministrazione del processo di vendita può comportare la creazione di vari metodi di pagamento, la garanzia che il pagamento possa essere effettuato su Internet e l’elaborazione del pagamento in un sistema elettronico di gestione degli ospiti. Gli eventi di solito hanno livelli di partecipazione che costano importi diversi. Per un evento, una delle cose più importanti da garantire dopo la promozione della vendita dei biglietti è che le persone che hanno pagato possano essere adeguatamente identificate al livello di partecipazione appropriato il giorno dell’evento. Tutto ciò rientra in genere nella descrizione del lavoro del coordinatore delle vendite dell’evento.
I coordinatori delle vendite devono inoltre fornire un servizio clienti impeccabile e gestire il back-end dell’evento. Deve assicurarsi che i partecipanti se ne vadano pronti a registrarsi nuovamente per l’evento l’anno successivo, se continua ogni anno. Il coordinatore delle vendite dell’evento riconcilia le pratiche burocratiche, riferisce sulle cifre finali delle vendite e si prepara per gli sforzi di vendita del prossimo anno, se applicabile.
Un altro tipo di scenario di eventi che impiega un coordinatore delle vendite è il reparto catering di un ristorante o sala. Questi tipi di stabilimenti servono gruppi che riservano il servizio per occasioni speciali. In questo scenario, il coordinatore delle vendite dell’evento è sempre impegnato con un nuovo gruppo, piuttosto che con un evento speciale unico. È responsabile della prenotazione dei gruppi e della gestione della vendita di alimenti e bevande al loro arrivo. Il coordinatore si assicura che il cibo che viene mangiato sia correttamente fatturato al cliente e riconcilia l’evento con l’assunzione di contanti alla fine della giornata.