Las personas a menudo reciben informaci?n contradictoria sobre el per?odo de tiempo que deben conservar un cheque cancelado. En algunos casos, puede haber diferentes reglas que se aplican a individuos versus entidades comerciales, pero en general, la mayor?a de los cheques en papel se pueden eliminar una vez que se hayan conciliado con su estado de cuenta mensual. Existen varias excepciones, y la mayor?a de ellas tienen que ver con mantener registros precisos a efectos fiscales. Dependiendo del tipo de gasto, algunos cheques cancelados deben mantenerse solo por un a?o, mientras que otros deben archivarse durante al menos siete a?os.
Un cheque que ha escrito se considera cancelado cuando los fondos se han retirado de su cuenta bancaria. El cheque real generalmente est? sellado o marcado como cancelado y, en algunos casos, se le devuelve. De lo contrario, es posible que reciba una fotocopia o que tenga acceso a la informaci?n en l?nea; esta pr?ctica del banco generalmente se conoce como retenci?n de cheques, truncamiento o custodia. Es posible que no tenga que mantener estados de cuenta o cheques en papel si tiene acceso a ellos en l?nea o solicitando copias del banco. Muchas personas encuentran que estas pr?cticas les ayudan a controlar su desorden de papel.
Algunas situaciones potenciales en las que necesitar?a conservar un cheque cancelado podr?an incluir proporcionarlo como comprobante de compra de un art?culo defectuoso o comprobante de pago de una factura. M?s importante a?n, algunos cheques cancelados deben mantenerse como parte de sus registros de impuestos, como los de los gastos deducibles. La mayor?a de los expertos financieros recomiendan presentar el cheque cancelado por un m?nimo de siete y un m?ximo de diez a?os. Para los residentes de los Estados Unidos, esto puede ayudarlos a proteger su informaci?n y proporcionar documentaci?n si son auditados por el Servicio de Impuestos Internos (IRS).
Otros cheques cancelados, como los de pagos de rutina, generalmente pueden descartarse despu?s de tres a?os, como m?ximo. Algunos, sin embargo, pueden necesitar ser guardados para documentar los cargos relacionados con la atenci?n m?dica con fines de seguro, por ejemplo. Adem?s, a menudo se aconseja a los propietarios que conserven los cheques cancelados relacionados con las mejoras del hogar mientras sean due?os de sus propiedades.
Hay algunas desventajas de tener solo un cheque cancelado como documentaci?n. En algunos casos, el cheque muestra cu?nto se pag? y a qui?n, pero no indica los detalles de lo que se compr?. Como resultado, puede ser dif?cil justificar ciertos gastos comerciales y cancelarlos a efectos fiscales. Por lo tanto, puede ser ?til guardar recibos y otros documentos de respaldo como informaci?n complementaria. Cuando ya no se necesitan, los cheques y otros documentos generalmente se deben triturar para ayudar a evitar el fraude de identidad.
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