Cualquier recibo por gastos imprevistos que un empleado utiliza para obtener un reembolso puede considerarse un recibo de caja menor. La mayoría de las oficinas y departamentos tienen lo que se conoce como un fondo de caja chica integrado en sus presupuestos. Las circunstancias bajo las cuales los empleados pueden usar el dinero en un fondo de caja chica varían, pero la mayoría de las veces el fondo cubre gastos menores de efectivo, como estacionamiento para una reunión fuera del sitio, suministros de oficina o franqueo. Los empleados que incurran en estos gastos deben guardar sus recibos, completar un comprobante o comprobante de caja chica y presentar ambos juntos al oficial de presupuesto para su reembolso.
Los fondos de caja chica son casi omnipresentes en los negocios. Aunque un presupuesto departamental probablemente cubrirá la mayoría de los gastos principales, puede ser casi imposible predecir todos los gastos menores que se incurrirán en el curso normal de hacer las cosas. La mayoría de los empleados, en algún momento u otro, pagarán de su bolsillo algunos gastos relacionados con el trabajo. Cuando esto sucede, un recibo de caja chica puede garantizar un reembolso rápido.
Cada compañía estructura su sistema de caja chica un poco diferente. Algunos establecen listas de gastos de caja chica aprobados, mientras que otros dejan discreción a los gerentes individuales. Sin embargo, en casi todos los casos, un empleado debe presentar un recibo de reembolso. El recibo de caja menor generalmente debe mostrar una descripción detallada de todas las compras, así como el monto total pagado, lo que permite a los funcionarios de presupuesto confirmar que (a) el gasto es elegible y (b) el monto del reembolso es igual al monto real gastado . Un recibo de caja para imprimir, como se puede emitir para una compra en línea, generalmente es aceptable, al igual que una fotocopia de un recibo original.
En las grandes empresas, los empleados que buscan un reembolso generalmente deben presentar no solo un recibo de caja chica, sino también un comprobante de caja chica. El comprobante debe incluir el nombre del empleado, su departamento, la cantidad total que se distribuirá y un código de financiación. Los códigos generalmente se correlacionan con el tipo de gasto: estacionamiento, por ejemplo, o comidas. En algunos entornos, estos comprobantes se consideran internamente como su propio tipo de recibos de caja chica. Por lo general, están disponibles en línea desde el sitio web de una oficina de presupuesto o se pueden imprimir desde la intranet de un departamento.
La mayoría de las veces, el oficial de presupuesto o tesorero registrará todas las transacciones de caja chica en la libreta de caja de una oficina. Este libro es esencialmente un libro mayor para realizar un seguimiento del saldo del fondo de caja chica. Cualquier recibo o comprobante de caja menor que se envía generalmente se almacena con el libro mayor en caso de auditoría.
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