Un addetto alla contabilità è un detentore di documenti finanziari che utilizza registri e software specializzati per registrare ed elaborare spese, entrate, buste paga e tutte le altre transazioni finanziarie per un’azienda o un’organizzazione. Questa posizione richiede un’attitudine per la matematica, attenzione ai dettagli, familiarità con le procedure contabili di base e competenza informatica e di dieci chiavi. I lavori in questo campo vanno dai commessi di immissione dei dati di contabilità entry level ai contabili a pieno carico.
Un impiegato contabile entry level è generalmente tenuto a fornire supporto amministrativo e contabile al dipartimento contabilità. Deve conservare registri e file accurati, elaborare e inviare fatture e pagamenti, digitare rapporti e dati chiave in un sistema informatico di contabilità generale. La flessibilità e la volontà di svolgere una serie di compiti di supporto sono essenziali per il successo in questa posizione.
Un impiegato di contabilità di una grande azienda può specializzarsi in un’area specifica, come i debiti (A / P), i crediti (A / R) o le buste paga. Un impiegato A / P aggiornerà e manterrà i registri riguardanti tutte le spese, comprese le carte di credito dell’azienda e i rapporti sui rimborsi dei dipendenti. Elaborerà le fatture del fornitore, esaminerà e monitorerà gli sconti sui pagamenti anticipati in base alle politiche aziendali e assicurerà che i pagamenti vengano inviati entro il termine appropriato. Sarà inoltre responsabile della riconciliazione delle dichiarazioni del fornitore e dell’uso di buone capacità comunicative per risolvere eventuali discrepanze
Un addetto alla contabilità che lavora nel reparto contabilità clienti preparerà e invierà le fatture dei clienti e registrerà e depositerà le ricevute man mano che tali fatture vengono pagate. Se l’azienda ha entrate in contanti, manterrà la corretta responsabilità di fondi e depositi in contanti. L’accurata immissione dei dati delle ricevute è di vitale importanza, quindi l’impiegato A / R può monitorare la cronologia dei pagamenti dei clienti e preparare rapporti che mostrano le entrate insolute. Se la società offre uno sconto per pagamenti anticipati, è incaricato di monitorare l’attività di pagamento e di fare in modo che alcuni sconti siano accreditati correttamente.
I reparti di gestione stipendi utilizzano anche un impiegato di contabilità per raccogliere ed elaborare i timecard, calcolare le imposte e altre ritenute e preparare tempestivamente i controlli sui salari. Deve fare in modo che determinate scadenze siano accurate e che vengano rispettate le leggi sul lavoro applicabili, comprese le pause, i limiti di orario per i lavoratori minorenni e gli straordinari. Un addetto alla gestione stipendi deve avere familiarità con le leggi fiscali applicabili e può essere invitato a preparare rapporti e presentare le ritenute alla autorità fiscali competenti e ad altri destinatari designati.
La maggior parte delle aziende richiede che un impiegato di contabilità abbia un’istruzione superiore o equivalente, con alcune esperienze correlate o corsi relativi alla contabilità. Le aziende più grandi, o quelle che cercano assistenza più specializzata, possono cercare un candidato con una laurea associata o relativa certificazione. Un impiegato di contabilità senior avrà bisogno di diversi anni di esperienza o di un associato o di una laurea. Questa posizione richiede capacità di pensiero critico per valutare i dati, analizzare i problemi e implementare soluzioni. Un impiegato senior supervisiona spesso le pratiche di contabilità e inventario dei costi e produce rapporti mensili come profitti e perdite e bilanci.
Alcune società più piccole possono combinare due o più funzioni di addetto alla contabilità specializzate o utilizzare un contabile per condurre tutte le registrazioni e transazioni finanziarie. Un contabile a pieno carico è versatile ed esperto in tutti gli aspetti delle operazioni finanziarie quotidiane dell’azienda. È richiesta la conoscenza delle pratiche contabili, dei requisiti relativi alle buste paga e dei rapporti contabili. Buone capacità comunicative e interpersonali sono anche preziose, dal momento che un contabile ha contatti regolari con venditori, clienti e dipendenti.