Un addetto alle entrate svolge mansioni d’ufficio relative a transazioni finanziarie presso servizi pubblici, agenzie di transito e altri fornitori di servizi. Ciò include l’emissione di fatture, la raccolta di pagamenti, la registrazione delle informazioni sull’account e la gestione degli account scaduti. La preparazione dei rendiconti finanziari può anche far parte del lavoro di un impiegato. Alcuni uffici forniscono supporto amministrativo a causa dell’elevato volume di pagamenti gestiti, mentre in altri casi le persone lavorano da sole e riferiscono a un direttore finanziario o a un funzionario simile.
Le informazioni sui servizi forniti devono essere presentate all’addetto alle entrate, che prepara le dichiarazioni per i clienti. Il software automatizzato può facilitare questo processo stampando le dichiarazioni su richiesta ed eseguendo i calcoli necessari per tasse, commissioni e altre spese. Queste fatture possono essere inviate con buste di pagamento e informazioni su altre opzioni di pagamento. Alcuni addetti alle entrate lavorano con i sistemi di pagamento online, che consentono ai clienti di inviare pagamenti elettronicamente e possono interfacciarsi con il sistema informatico per registrare automaticamente i dati e creare report per l’uso dell’impiegato.
All’arrivo dei pagamenti, l’addetto alle entrate li abbina ai conti e li registra. Nel caso in cui vi sia ancora un saldo dovuto, può essere emessa un’altra fattura o possono essere prese note su un piano di pagamento se ne è stato stabilito uno. Una contabilità accurata è importante per evitare la doppia fatturazione o l’invio di clienti alle collezioni quando sono in regola. Le modifiche agli account, come l’aggiornamento degli indirizzi o dei dettagli del servizio, possono anche essere effettuate da un addetto alle entrate per assicurarsi che i clienti vengano fatturati in modo accurato e appropriato.
I rapporti finanziari periodici possono fornire informazioni sui pagamenti raccolti e in sospeso. L’addetto alle entrate li invia ad altri membri dell’ufficio in modo che sappiano quanti soldi sta portando l’azienda o l’agenzia. Ciò può anche fornire informazioni sul volume dei servizi utilizzati, il che aiuta nella pianificazione. Ad esempio, un servizio idrico potrebbe dover pianificare il trasporto dell’acqua per soddisfare le esigenze nella stagione secca.
Il software può anche generare elenchi di account scaduti. L’addetto alle entrate può inviare richieste di pagamento ed effettuare chiamate di follow-up ai clienti se non rispondono. In alcuni casi, il mancato pagamento può comportare l’invio a un’agenzia di raccolta di terze parti dopo un determinato periodo di tempo. Ciò comporta il confezionamento di conti con tutte le informazioni disponibili, in modo che i rappresentanti delle collezioni possano lavorare con il cliente per raccogliere i soldi, impostare un piano rateale o intraprendere azioni legali per recuperare fondi non pagati.