Il controllo delle scorte è la gestione delle scorte nelle varie fasi del processo produttivo, dalle materie prime ai prodotti finiti. Un buon controllo consentirà di ridurre i costi pur soddisfacendo i clienti, mentre controlli inadeguati possono comportare sovraccarichi di costi e reclami dei clienti. Molte aziende utilizzano software di controllo delle scorte per semplificare il processo e renderlo più efficiente. Il personale a terra è ancora necessario per verificare manualmente i conteggi delle scorte, eseguire ispezioni e affrontare i problemi non appena si presentano.
Un aspetto del controllo delle scorte riguarda l’ordinazione delle scorte. Per i produttori, ciò include una varietà di materie prime, mentre i grossisti e i rivenditori devono ordinare prodotti finiti. L’obiettivo è di tenere a disposizione abbastanza scorte per evadere gli ordini, senza eccedere. La conservazione delle scorte è costosa e può diventare molto costosa quando sono immagazzinati grandi volumi di materiale. Esiste anche il rischio che le scorte possano scadere o diventare obsolete prima di poter essere spostate se la società ordina troppo.
Anche la gestione delle scorte a mano attraverso tecniche come la rotazione delle scorte fa parte del controllo delle scorte. Le aziende di solito usano prima gli articoli più vecchi per mantenere tutto lo stock il più nuovo possibile. Potrebbe essere necessario che la società fornisca il controllo del clima e altre misure per proteggere le scorte fino a quando non lascia il sito, e questo fa tutto parte del sistema di controllo. Per le aziende che maneggiano organismi viventi, la cura degli stock includerà anche la fornitura di cibo e acqua e il controllo della salute. Altre scorte come sostanze chimiche pericolose o munizioni potrebbero dover essere protette per motivi di sicurezza.
Man mano che le scorte escono, i sistemi di controllo delle scorte tracciano e compilano informazioni che potrebbero essere utili in seguito. Le aziende possono determinare rapidamente quali articoli si muovono più rapidamente e useranno queste informazioni per decidere quanto ordinare in futuro. Queste informazioni vengono inoltre inserite nei report e nelle previsioni di vendita, poiché il movimento delle scorte fornisce informazioni importanti su ciò che l’azienda vende. Può anche essere utile per l’archiviazione di imposte e altri rendiconti finanziari, quando le azioni disponibili devono essere dichiarate insieme ad altre attività e passività.
Un controllo accurato delle scorte richiede la conoscenza di ciò che è effettivamente a portata di mano. Oltre a tenere traccia elettronicamente delle scorte, le aziende possono anche tenere conteggi periodici di inventario manuale per localizzare fisicamente tutto lo stock e assicurarsi che i numeri reali corrispondano a quelli registrati su un computer. In caso contrario, un’indagine per determinare perché non è necessaria. Lo stock potrebbe essere stato smarrito, perso, rubato o registrato in modo errato. Le frequenti incoerenze sono un segno di scarso controllo delle scorte e indicano la necessità di proteggere la struttura o di formare meglio i lavoratori.