Il rapporto tra vendite e gestione delle scorte è importante perché un imprenditore può sapere quale inventario ha solo se sa cosa ha acquistato e cosa ha venduto. La corretta registrazione delle vendite informa il proprietario dell’azienda quando sta esaurendo un articolo nel suo inventario, se deve rifornire l’articolo e, in tal caso, quanto acquistare. Una corretta registrazione dei dati ogni volta che viene effettuata una vendita può facilitare questo processo. Può anche aiutare il proprietario dell’attività a tenere traccia della sua redditività e prendere decisioni sul futuro dell’azienda.
La gestione dell’inventario back-end prevede la contabilizzazione degli acquisti di materie prime che verranno eventualmente trasformate in beni in vendita e gli articoli acquistati per la rivendita immediata. Le materie prime vengono trasferite in un conto dei lavori in corso intermedi mentre vengono utilizzate per la produzione. Quindi, gli articoli vengono trasferiti nella categoria prodotti finiti e venduti. Gli articoli prefabbricati vengono immediatamente inseriti nel conto inventario appropriato dopo essere stati ricevuti e registrati. Da qui, la gestione delle vendite e dell’inventario viene gestita simultaneamente quando il reddito viene registrato e l’articolo viene rimosso dai prodotti finiti.
Quando un addetto alle vendite registra una transazione, i saldi di inventario vengono nuovamente adeguati. Le uniche altre circostanze in cui un prodotto viene rimosso dall’inventario nel punto vendita sono danni o furti. Per allocare correttamente le entrate e le perdite, la connessione tra le vendite e la gestione delle scorte deve essere forte e i dipendenti devono aderire a qualsiasi requisito di scorte in materia di vendite, danni e furto.
Esiste una sola possibilità per un’azienda, in particolare una grande con molti articoli in vendita, di registrare le transazioni del punto vendita (POS) e regolare i livelli di inventario. I soci non possono aspettarsi di ricordare ogni transazione, quindi un sistema affidabile è essenziale. La maggior parte dei sistemi POS sono integrati con un sistema di tracciamento dell’inventario e i codici a barre assicurano che ogni prodotto sia adeguatamente registrato. Finché ogni articolo viene scansionato o registrato correttamente, i livelli di inventario saranno mantenuti con precisione. Gli articoli danneggiati devono essere rimossi manualmente dall’inventario, così come gli oggetti persi a causa di un furto noto.
Sebbene esistano altri modi per adeguare l’inventario post-vendita, il metodo migliore è quello di creare una procedura POS facile da seguire e di promuovere una forte comprensione tra gli addetti alle vendite e gli addetti alla gestione dell’inventario. Sebbene una separazione dei compiti sia importante per il mantenimento di un sistema di assegni e saldi, ogni dipartimento deve comprendere tutte le procedure correlate a un livello di base, se non superiore. Sia i dipartimenti di vendita che quelli di gestione delle scorte devono collaborare per garantire che gli articoli vengano adeguatamente contabilizzati. Dati di vendita e livelli di inventario imprecisi possono portare a dichiarazioni di guadagno gonfiate e, in definitiva, possono influire sulla salute e sulla longevità dell’azienda.