Il software di fatturazione medica è un software per computer progettato per facilitare il processo di fatturazione medica. La fatturazione medica può essere estremamente complessa, soprattutto quando una struttura medica gestisce la fatturazione a più compagnie assicurative insieme ad agenzie governative e consumatori privati e tutti questi gruppi possono richiedere procedure di fatturazione diverse. Oltre a essere utilizzato per generare fatture, il software viene utilizzato anche per tenere traccia dei pagamenti e può essere utilizzato per tenere traccia delle tendenze complessive del paziente e della struttura, che possono essere interessanti da diversi punti di vista.
Le aziende che producono software di fatturazione medica generalmente lo progettano per funzionare con un quadro standardizzato, come la Classificazione statistica internazionale delle malattie e dei problemi di salute correlati (ICD). Questo framework viene utilizzato per creare una serie di codici che possono essere inseriti nel software per descrivere condizioni, trattamenti e così via. All’operatore sanitario potrebbe essere richiesto di conoscere i codici per varie procedure e trattamenti, oppure i codici possono essere incorporati direttamente nei documenti utilizzati dalla struttura, per la comodità delle persone che lavorano nel reparto fatturazione.
Una volta avviata la registrazione di un paziente in un programma software di fatturazione medica, è possibile inserire la cronologia del paziente, insieme agli addebiti non pagati in sospeso. Al programma può essere detto di generare fatture per il paziente o per compagnie assicurative, datori di lavoro e altre persone che potrebbero pagare le fatture del paziente. Poiché le compagnie assicurative hanno spesso codici diversi che vengono modificati regolarmente, il software di fatturazione medica dovrà essere periodicamente aggiornato per ottenere le informazioni più recenti, con il software che si converte dai codici standard utilizzati in ufficio ai codici utilizzati dalle compagnie assicurative per la fatturazione.
In sostanza, il software di fatturazione medica è una forma altamente specializzata di software di contabilità. Come altri software di contabilità, conserva i record sui clienti, la loro cronologia dei pagamenti e qualsiasi accordo speciale che potrebbero aver elaborato. È inoltre progettato per essere sicuro e riservato, a causa delle preoccupazioni relative alle cartelle cliniche dei pazienti, e gli emittenti di fatture mediche ricevono spesso una formazione speciale sulla riservatezza dei pazienti e altre preoccupazioni per garantire che le informazioni che gestiscono siano utilizzate in modo responsabile.
Le suite di software per la fatturazione medica possono essere estremamente costose, soprattutto una volta che vengono presi in considerazione gli aggiornamenti regolari, ma molte strutture mediche ritengono che tale software sia fondamentale per le loro operazioni. Senza un software specializzato, gli emittenti di fatture dovrebbero gestire manualmente le cartelle dei pazienti e dovrebbero tenere il passo con i vari codici di fatturazione utilizzati dalle diverse società e agenzie con cui lavorano. Il mantenimento dei record di fatturazione elettronica rende la fatturazione più efficiente e meno soggetta a errori.