I viaggi di lavoro si riferiscono a qualsiasi tipo di trasporto geografico a cui qualcuno si sottopone per ordine del proprio datore di lavoro per svolgere le funzioni di un lavoro. Un modo semplice in cui un dipendente può sottoporsi a tale viaggio è la formazione, in cui un datore di lavoro può richiedere che i dipendenti vadano in un luogo centrale per ricevere istruzioni. I viaggi di lavoro possono anche includere visite continue e regolari in varie località al fine di fornire assistenza o lavorare in altro modo con team remoti. Questo tipo di viaggio è sempre temporaneo, poiché il dipendente alla fine ritorna a casa, al contrario di un “trasferimento” che è in genere permanente.
Lo scopo dei viaggi di lavoro può variare abbastanza, a seconda delle esigenze particolari di un datore di lavoro e dei tipi di competenze possedute da un viaggiatore. La formazione, ad esempio, è una causa comune per questo tipo di viaggio poiché i dipendenti potrebbero dover andare in un ufficio centrale o in un posto simile per essere addestrati. Gli sviluppi nei computer e nei software di formazione hanno alleviato la necessità di tali viaggi in molti campi, anche se alcune aziende potrebbero ancora richiedere una formazione di persona.
Ci sono anche molte situazioni in cui un dipendente che lavora nelle vendite potrebbe dover viaggiare per il proprio datore di lavoro. Questo può essere un viaggio abbastanza breve, come qualcuno che guida attraverso la città per incontrare un cliente e lanciare una vendita di persona piuttosto che per telefono. Viaggi di lavoro più estesi possono essere richiesti in alcune situazioni, ad esempio voli verso altre città o paesi. Alcune aziende potrebbero aver bisogno di determinati dipendenti che viaggiano a lungo per lavorare con persone in altri uffici, fornendo spesso formazione o servizi per assistere tali luoghi.
Le aziende in genere rimborsano i dipendenti per viaggi di lavoro o forniscono loro fondi in anticipo per coprire le spese di viaggio. Un dipendente che deve guidare verso un campo di vendita, ad esempio, può essere rimborsato da un datore di lavoro per il costo del gas utilizzato per farlo. I biglietti aerei vengono spesso acquistati per i dipendenti da un’azienda e in genere vengono forniti i costi per camere d’albergo e cibo durante il viaggio. Possono essere coperte anche spese di viaggio aggiuntive per, in particolare per gli addebiti che vengono effettuati nell’ambito del lavoro di un dipendente.
Sebbene i viaggi d’affari comportino il trasporto di un dipendente da un luogo a un altro, non deve essere confuso con il trasferimento. Quando un dipendente viaggia da qualche parte per un’azienda, in genere si prevede che tornerà a casa dopo un periodo di tempo abbastanza breve. In alcune situazioni possono essere necessari lunghi viaggi, ma è ancora temporaneo. Il trasferimento, tuttavia, si verifica quando un dipendente si trasferisce completamente in una nuova area per volere di un’azienda, spesso a causa di una promozione o di assunzioni recenti.