Le spese di viaggio si riferiscono a quei costi che possono essere detratti dalla dichiarazione dei redditi quando una persona è in viaggio per cercare lavoro, se è dipendente, o per svolgere un lavoro per un attuale datore di lavoro. Le spese considerate deducibili dipendono dal paese in cui una persona vive. Negli Stati Uniti, ad esempio, ci sono alcune cose che sono spese deducibili e alcune possono essere detratte a un tasso percentuale anziché a costo pieno.
Una distinzione che si applica in posti come gli Stati Uniti è la definizione di viaggio. Un dipendente che lavora sempre in un luogo specifico lontano da casa di solito non può richiedere le spese di viaggio perché l’Internal Revenue Service (IRS) prende in considerazione la “casa di lavoro” del dipendente. Un vero viaggio significa lavorare a distanza dal luogo in cui il dipendente normalmente lavora per meno di un anno. Se il lavoro a distanza si svolge per più di un anno, quello diventa la casa di lavoro del dipendente e le spese per viverci non possono essere detratte.
Ci sono molte domande su quali spese si qualificano come spese di viaggio e questo è determinato dal paese di origine del lavoratore. Alcune spese ammissibili comuni includono i soldi spesi per il trasporto da e verso una località lontana e per il trasporto necessario in quella località. Noleggi auto, viaggi su aerei, autobus, treni o persino un risarcimento per il chilometraggio se un dipendente utilizza il proprio veicolo potrebbero essere considerati spese di viaggio legittime. Le spese aggiuntive deducibili più comuni sono quelle di vitto e alloggio, le ultime generalmente rimborsate al 50%. Altri costi ammissibili potrebbero riguardare i servizi di lavanderia, le telefonate e le mance ai dipendenti dell’assistenza.
Le spese di viaggio sono deducibili solo se il dipendente non è stato retribuito in un modo che non è riportato come reddito. Se un dipendente ha utilizzato una carta di credito aziendale per pagare tutte le spese, non può richiedere tali spese sulla dichiarazione dei redditi. Allo stesso modo, se il datore di lavoro paga tutte le spese in un altro modo, in modo che non vengano contabilizzate come parte del reddito, non dovrebbero essere riportate sulle imposte. Di solito, è accettabile richiedere le spese di viaggio come detrazioni fiscali solo se il denaro per tutte le spese è stato pagato dal dipendente, dal lavoratore autonomo o dall’azienda.
Negli Stati Uniti, i dipendenti che desiderano detrarre le spese di viaggio devono presentare il modulo lungo 1040 e il modulo 2106. I titolari di attività commerciali, i lavoratori autonomi o quelli con società in accomandita detrarranno le spese di viaggio in modo diverso. Devono presentare moduli fiscali aziendali per rivendicare queste spese.
Ogni paese ha le proprie regole su come detrarre queste spese e quali sono ammissibili. È importante conoscere le leggi fiscali locali o nazionali per determinare quali spese sono considerate ammissibili. Deduzioni complesse o viaggi frequenti potrebbero giustificare l’ottenimento dei servizi di un commercialista o di un avvocato fiscale in modo che tutti i moduli siano archiviati in modo accurato. In ogni caso, le persone che intendono rivendicare le spese di viaggio devono assicurarsi di conservare tutte le ricevute, poiché queste forniscono la prova di ciascuna spesa.
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