La collaborazione basata sul Web è un progresso tecnologico che consente a un team di persone provenienti da vari punti del mondo di lavorare su un singolo progetto, proprio come se fossero seduti insieme nello stesso cubicolo. Questo fenomeno è anche comunemente chiamato collaborazione online, collaborazione web o collaborazione Internet. Gli strumenti di collaborazione basati sul Web come l’archiviazione online di file, la teleconferenza Web e l’editing in tempo reale consentono agli organizzatori del team di utilizzare i punti di forza dei membri del team dove sono più necessari, indipendentemente dalle limitazioni geografiche. I singoli membri del team hanno accesso ai vari file di progetto necessari, consentendo loro di leggere e modificare i file in tempo reale.
Il software utilizzato nella collaborazione basata sul Web serve a una serie di scopi. Una caratteristica importante è la sua capacità di consentire la comunicazione in tempo reale tra i singoli membri del team e la base operativa digitale. Il software di collaborazione basato sul Web può includere le capacità di chat di gruppo basata su testo e messaggistica privata, oppure può includere teleconferenze audio e video in tempo reale. Questa capacità di comunicare in modo efficace è una delle caratteristiche più importanti del software collaborativo: mantiene tutti i membri del team concentrati sullo slancio futuro del progetto.
Il software di collaborazione basato sul Web ha anche la capacità di archiviare e modificare file da una posizione remota. Mentre alcune aziende possono scegliere di archiviare i progetti nel server aziendale domestico a cui possono accedere facilmente i computer sulla rete locale, l’archiviazione su cloud è un’altra opzione che può essere più utile per gli sforzi di collaborazione basati sul Web. L’archiviazione su cloud consente di archiviare file e documenti di progetto in una posizione remota accessibile a persone che conoscono la posizione e hanno ottenuto l’accesso a questi file. L’utilizzo di metodi di archiviazione dei file basati su cloud è spesso preferibile all’archiviazione interna dei file perché rimuove parte del carico dai server di rete locali. Inoltre, mantiene i file protetti in una posizione secondaria in caso di malfunzionamento o disastro del sistema e consente un metodo semplice per collaborare con i membri del team remoto senza sacrificare la sicurezza di una rete locale.
Un’altra importante caratteristica del software di collaborazione basato sul Web è la capacità di eseguire modifiche in tempo reale sui documenti di progetto. Le modifiche in tempo reale consentono ai membri del team di implementare le modifiche al progetto quasi istantaneamente, riducendo così i tempi di sviluppo e migliorando l’efficienza. Negli strumenti di collaborazione basati sul Web di fascia più alta, questa funzione di modifica in tempo reale può anche essere accompagnata da un registro delle modifiche o da un sistema di tracciamento. Tale sistema può tenere traccia di chi ha apportato modifiche specifiche al documento e cosa è stato modificato nel caso in cui il file debba essere riportato alla sua forma originale.