La contabilità della gestione dei progetti tiene traccia dei costi per progetti o processi aziendali specifici. Questo tipo di contabilità rientra nel metodo standard di contabilità analitica di commessa. I singoli rapporti finanziari forniti dalla contabilità di gestione del progetto indicano se il progetto rispetta il budget, presenta notevoli sforamenti dei costi o non riesce a soddisfare altri obiettivi finanziari fissati dalla direzione.
La determinazione dei costi delle commesse tiene traccia di tutti i costi associati a specifici progetti individuali. Le aziende utilizzano i progetti per monitorare il successo delle singole attività nella loro azienda. Questi progetti sono spesso sotto la direzione di project manager che necessitano di informazioni sulla performance finanziaria.
Le aziende utilizzano la determinazione dei costi delle commesse per tenere traccia dei materiali diretti, della manodopera diretta e delle spese generali di produzione. Ogni articolo utilizzato in un progetto ha un conto specifico nella contabilità generale. I contabili registreranno i costi per ogni progetto ogni volta che viene utilizzato un elemento. Il totale di questi costi rappresenta il costo del progetto corrente.
Alcune aziende possono separare i costi in categorie per capire quale area è il risultato di superamenti dei costi. Ad esempio, quando i progetti restano indietro, spesso è necessaria più forza lavoro per portare il progetto attuale. I contabili quindi assegneranno più costi diretti del lavoro al progetto, aumentando i costi totali complessivi del progetto.
Alcuni settori sono più noti per l’utilizzo della contabilità di gestione dei progetti, comprese le imprese di costruzione, produzione e infrastrutture. Ad esempio, un produttore di aeroplani può utilizzare un sistema di contabilità per la gestione dei progetti basato sui costi di commessa standard. Se l’azienda accetta ordini speciali per gli aerei, dovrà creare un sistema contabile separato per ogni ordine speciale. Tutti i costi utilizzati per il progetto devono essere allocati di conseguenza. È probabile che la mancata gestione dei costi del progetto si traduca in profitti inferiori, poiché il produttore di aeroplani potrebbe non essere in grado di aumentare il prezzo della sua offerta iniziale per il progetto.
La contabilità della gestione dei progetti è spesso soggetta a frodi e informazioni false. Le aziende che hanno più progetti in corso contemporaneamente possono allocare i costi da un progetto all’altro. Ciò consente all’azienda di spostare gli sforamenti dei costi tra diversi progetti al fine di mostrare un profitto su un progetto specifico. Ciò rappresenta una frode, poiché a ciascun progetto saranno associati costi che non riflettono accuratamente i materiali o la manodopera utilizzati nel progetto. La revisione della direzione è spesso necessaria per approvare gli ordini di materiali o manodopera, il che può aiutare a garantire che i project manager non abbiano l’ultima parola sull’ordinazione di articoli da utilizzare nel progetto e sul tentativo di nascondere i costi.
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