La gestione dei documenti open source è un tipo di strumento o sistema che si basa su software per computer per aiutare a gestire record o altri documenti. La gestione dei documenti in generale è un termine per tenere traccia di documenti cartacei o elettronici. I sistemi di gestione dei documenti possono essere semplici o complessi. Possono fare affidamento sui tradizionali sistemi di archiviazione basati su carta o sulla nuova tecnologia per archiviare una grande quantità di informazioni.
La maggior parte dei sistemi di gestione dei documenti ha diverse caratteristiche comuni. I sistemi di gestione documentale valutano lo spazio fisico disponibile per l’archiviazione dei record, la capacità massima dell’hardware del computer come un server e le modalità disponibili per rendere elettronici i documenti cartacei. L’imaging di documenti o la scansione di documenti in un formato digitale fa spesso parte della moderna gestione dei documenti.
Il software open source si riferisce a programmi software che non includono codice sorgente protetto. Ciò significa che chiunque può guardare come è stato creato il programma o modificare il codice per adattarlo alle proprie esigenze. Il software open source è un’alternativa al software proprietario, in cui il codice sorgente è protetto per prevenire il “reverse engineering” e la modifica indesiderata di un programma software.
I sistemi di gestione dei documenti open source includono opzioni come un sistema di gestione dei contenuti (CMS) open source. Il sistema di gestione dei contenuti è diventato una risorsa generale per l’archiviazione dei dati in un’azienda. È un altro termine generale che si riferisce in realtà a qualsiasi metodo per gestire un flusso di lavoro cooperativo all’interno di un’azienda. L’abilitazione dell’accesso remoto e la consegna dei dati da una posizione all’altra è molto spesso parte di ciò che un CMS fa per un’azienda. Questa è solo una delle tante opzioni di strumenti open source che possono aiutare a promuovere una gestione dei documenti competitiva per un’azienda.
I sostenitori del software open source indicano come questa opzione stia cambiando il modello di business per la tecnologia aziendale. Le aziende che scelgono sistemi di gestione dei documenti open source possono trarre vantaggio da tecnologie gratuite che incoraggiano l’ingegneria proattiva sul posto di lavoro. La gestione dei documenti open source può anche far risparmiare denaro a un’azienda.
Molti fornitori di tecnologia competono per offrire prodotti e servizi relativi alla gestione dei documenti open source. Questi includono un portale open source per il flusso di dati o la codifica PHP open source o lo sviluppo in altri linguaggi di computer, per aiutare le aziende a personalizzare una varietà di elementi open source. Questi possono essere essenziali nella promozione di soluzioni IT globali per aziende di qualsiasi dimensione.