Come elemento essenziale della gestione del progetto, la pianificazione del progetto prevede lo sviluppo di elementi di azione e programmazione che consentiranno al progetto di avanzare su una base coerente. Se eseguito correttamente, includerà anche le date target per il completamento di ciascun elemento di azione, rendendo possibile andare avanti con altri elementi in sospeso in modo ordinato. Un piano di progetto effettivo è indicato come un elenco di escalation in alcune impostazioni aziendali.
Mentre alcuni credono che la pianificazione del progetto e la pianificazione del processo siano le stesse, non è così. Entrambi sono elementi chiave nella gestione del progetto, ma il focus di ogni elemento è complementare piuttosto che simile. La pianificazione del processo si concentra maggiormente sulla selezione delle risorse necessarie per il progetto, oltre a fornire un quadro generale per raggiungere il fine desiderato. Al contrario, la pianificazione del progetto si concentrerà sull’identificazione e l’organizzazione delle singole attività necessarie per completare ogni fase del progetto utilizzando le risorse identificate nella pianificazione del processo.
Al fine di mantenere la pianificazione in corso, un project manager normalmente dirige il team incaricato di implementare ogni azione o fase necessaria per completare il progetto. Il manager aiuta a coordinare le azioni di ciascun membro del team, misurare i progressi e prendere decisioni in merito alle modifiche al piano di progetto quando e quando necessario. In generale, il project manager supporterà il team in ogni modo necessario per mantenere il progetto in corso in modo tempestivo ed economico. Il project manager è spesso anche direttamente responsabile verso i proprietari dell’azienda e altri che sono responsabili della funzione generale dell’azienda.
Come ogni tipo di pianificazione aziendale, la pianificazione del progetto consiste nell’ottenere il massimo beneficio sfruttando nel modo più saggio le risorse disponibili. A tal fine, un obiettivo di questo tipo di pianificazione è quello di stabilire dati realistici in termini di quanto è necessario per ciascuna risorsa richiesta e per quanto tempo sarà richiesta la risorsa. Ad esempio, un piano di progetto potrebbe richiedere l’uso di camion per trasportare materiali in un cantiere. Il piano pianificherà le consegne in base al momento in cui sono necessari i materiali, consentendo all’azienda di utilizzare tali camion per altri scopi quando non sono necessari per il completamento del progetto in esame.
Oggi, la pianificazione del progetto viene spesso migliorata con l’uso di software per sviluppare il piano generale e tenere tutti i membri del team consapevoli dei progressi sull’attuale serie di elementi di azione. Il software di pianificazione del progetto semplifica la disposizione degli elementi dell’azione nella sequenza più logica, la fissazione di date di completamento ragionevoli per ciascun elemento del piano e il monitoraggio di tutti i fattori che influenzano l’avanzamento del progetto. Il software di pianificazione può essere un pacchetto software proprietario sviluppato appositamente per l’utilizzo di una società o essere un prodotto commerciale che si presta bene alla pianificazione del progetto in una serie di diverse impostazioni aziendali.