Il termine amministrazione elettronica si riferisce al metodo di automazione delle principali funzioni amministrative mediante tecnologie elettroniche e computerizzate. L’obiettivo principale dell’amministrazione elettronica è ridurre la carta e lo spazio sprecati convertendo documenti e file importanti in file elettronici. Questa strategia è diventata popolare in molti settori in cui le scartoffie pesanti sono una parte importante della conduzione degli affari, come l’assistenza sanitaria, legale, scientifica e agenzie governative. Le aziende private hanno anche adottato l’amministrazione elettronica nel tentativo di risparmiare tempo e risorse.
Nelle aziende che usano l’amministrazione elettronica, meno persone vengono perse o gestite male da persone non autorizzate. I file vengono recuperati elettronicamente, quindi è rimasto un codice elettronico per tenere traccia di chi ha avuto accesso ai documenti. Questo sistema può fornire sicurezza in un’azienda limitando chi può visualizzare determinati file e richiedendo l’autorizzazione per chiunque altro abbia bisogno di accedere a determinati record. Ciò è particolarmente importante nei settori in cui è importante la riservatezza del paziente o del cliente.
L’e-amministrazione sta inoltre diventando una pratica comune nel mondo degli affari poiché un numero sempre maggiore di professionisti utilizza e-mail, elaborazione testi e social network. Questi metodi elettronici di comunicazione consentono alle persone di condividere informazioni, documenti e registrazioni senza soluzione di continuità via Internet invece di attendere i tradizionali servizi di posta e corriere. Con le pratiche automatizzate in ufficio, i messaggi vengono trasmessi alla velocità della luce, il che rende i processi molto più efficienti. L’e-amministrazione elimina le seccature della stampa, dell’invio, dell’archiviazione e della consegna di documenti cartacei.
I consumatori beneficiano dell’amministrazione elettronica poiché influenza il modo in cui acquistano, acquistano e vendono beni o accedono ai documenti. I cittadini privati possono ottenere supporto da agenzie governative e organizzazioni finanziarie via Internet attraverso processi elettronici, piuttosto che essere costretti a recarsi negli edifici per uffici. I cittadini possono pagare le tasse, ottenere tessere identificative sostitutive ed effettuare cambi di indirizzo elettronicamente tramite telefono o computer. I consumatori possono cercare le necessità e richiedere informazioni o effettuare gli acquisti più o meno allo stesso modo.
In alcuni settori l’amministrazione elettronica è un requisito. Come parte della Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) del 1996, il Congresso degli Stati Uniti ha richiesto che tutte le strutture sanitarie memorizzino le cartelle dei pazienti in un sistema elettronico sicuro. Ciò ha spianato la strada ad altre industrie per seguire l’esempio nello sviluppo di politiche simili. Ciò ha cambiato il modo in cui molte aziende gestiscono i record e probabilmente diventerà un requisito per tutte le organizzazioni in futuro.