L’organizzazione dei documenti è un aspetto importante della gestione di una casa o un ufficio efficienti. Le scartoffie importanti possono diventare un onere quando non sono correttamente conservate, quindi l’utilizzo di uno dei molti diversi metodi di organizzazione può aiutare a mantenere un sistema di archiviazione senza intoppi. I sistemi di archiviazione cartacei ed elettronici sono i due metodi più popolari. All’interno di ciascuna ci sono molte opportunità di organizzare secondo standard alfabetici o per importanza. Inoltre, ci sono alcune regole su come sbarazzarsi dei documenti che aiutano a mantenere qualsiasi sistema di organizzazione dei file a un livello gestibile.
Il metodo più tradizionale per organizzare i documenti consiste nell’utilizzare cartelle fisiche e schedari. Questo sistema di gestione dei documenti consente di archiviare grandi quantità di documenti e documenti. Cartelle di cartone spesso vengono riempite di documenti e quindi collocate in un classificatore. La maggior parte dei casellari consente alle cartelle di appendere a una serie di binari metallici per un rapido movimento e riorganizzazione.
Una soluzione più moderna per mantenere le scartoffie sicure e continuamente disponibili è l’uso dei computer. Sia che i documenti vengano scansionati e salvati online o che venga utilizzato un software di organizzazione, questo aiuta a ridurre il disordine. L’organizzazione elettronica dei documenti colloca una replica digitale di documenti importanti online o su un disco rigido, in modo da poterli accedere rapidamente in qualsiasi momento successivo. Ciò elimina la necessità di archiviare file cartacei, che possono occupare molto spazio in qualsiasi casa o ufficio.
Indipendentemente dal fatto che i documenti siano archiviati elettronicamente o in forma fisica, esistono diversi metodi che possono impedire ai file di diventare un miscuglio confuso. L’ordinamento alfabetico dei file elettronici e fisici è un modo semplice di organizzare i documenti che li rendono disponibili per un rapido recupero. L’organizzazione dei file per categoria è utile anche perché la divisione delle cartelle digitali e cartacee in “Auto”, “Casa”, “Fiscale” e varie categorie aziendali aumenta l’efficienza. Un altro metodo è quello di dividere i file fisici per importanza, quindi se i documenti devono essere rimossi in caso di emergenza, i pezzi più necessari sono rapidamente disponibili.
Scartare i file è anche un ottimo metodo per organizzare i documenti perché impedisce alla raccolta di file sia elettronica che fisica di occupare troppo spazio. Una regola generale è che tutti i documenti fiscali dovrebbero essere conservati per almeno tre anni. Resisti a documenti fiscali complicati, come informazioni di audit e documenti autonomi, per sei anni. Altri oggetti, tuttavia, dovrebbero essere conservati per sempre, come carte di sicurezza sociale, certificati di nascita e certificati di matrimonio.